За неделю до отчёта · вымышленный пример
Клиент пишет: «Я всё отправил». В папке лежит размытое фото квитанции, в почте прячется кредит-нота, а банковские выписки за месяц не пришли вовсе. Вы возвращаетесь к переписке, чтобы понять, что пришло, что относится к прошлому месяцу и что нужно запросить ещё раз.
ИИ-агент для бухгалтера и аудитора начинает именно отсюда: он гоняется за документами, а вы их проверяете.
Коротко
- ИИ-агент для бухгалтера и аудитора — это компьютерный помощник, который получает от вас задачи в WhatsApp, в Telegram или по почте и работает в папках, почте и таблицах, которые вы к нему подключили.
- Перед каждым сроком отчётности он показывает, кто из клиентов ещё не прислал документы, и составляет каждому напоминание. В сезон годовых отчётов он собирает формы 106 и годовые справки по списку для каждого клиента.
- Он отвечает клиенту на вопрос «вы получили счёт?», регистрирует письмо из Налогового управления, которое клиент сфотографировал и прислал, и готовит материалы для сверки с банком и для зарплаты.
- Классификация, проводки в учёте, расчёт зарплаты, подача отчётов и профессиональные ответы клиенту остаются за вами. Начинают с одного процесса, обычно со сводки перед сроком отчётности, после того как вы проверили, куда уходят данные клиентов.
ИИ-агент для бухгалтера и аудитора: тот, кто собирает вам лоток с документами
Представьте аккуратный лоток с документами возле стола: счета за месяц вместе, рядом банковские выписки, а сверху записка о том, чего не хватает. Этот лоток готовит агент. Вы садитесь, видите, что есть и что ещё открыто, и сразу начинаете профессиональную работу.
В бухгалтерской фирме лоток — это месячная папка клиента: счета, квитанции и банковские выписки. В аудиторской фирме это может быть и папка подготовки к годовому отчёту, со справками, которые пришли, и списком того, что нужно дослать. Выбирают только ту работу, которая у вас действительно делается.
Просьба к агенту звучит как просьба к сотруднику: «Просмотри папку за месяц и скажи, чего не пришло». Он возвращает список со ссылкой на каждый документ и отмечает то, что не смог прочитать.
До: документы разбросаны
Начинаете с поисков
- Счёт и кредит-нота в двух разных переписках
- Банковская выписка, по которой неясно, за какой она месяц
- Нет одного списка того, чего не хватает
После: лоток готов
Начинаете с проверки
- Список документов со ссылкой на каждый файл
- Неясное отмечено отдельно
- Запрос недостающего ждёт вашего утверждения
Базовое объяснение есть в статье что такое ИИ-агент. Здесь мы остаёмся в офисе: бухгалтерские папки, зарплата и годовые отчёты.
Как выглядит рабочий день офиса с агентом?
Выберите время и посмотрите, что ушло агенту и что вернулось. Это иллюстрация возможного дня в небольшом офисе, а не запись работы конкретной фирмы или конкретного клиента.
08:15 · пять дней до срока отчётности
Что у нас с документами к отчёту?
В этот срок отчитываются 18 клиентов. У 11 пришло всё. У 5 не хватает банковских выписок или выписки по кредитной карте, двое из них уже получили по два напоминания и не ответили. У 2 пришёл файл, который я не смог прочитать.
✓ 11 готовы к проверке · ! 5 запросов ждут утверждения · ? 2 файла на твою проверку
Троим отправь. Тем двоим, кто не ответил, я позвоню.
11:40 · клиент прислал фото письма
Клиент сфотографировал письмо из подоходного налога (Мас ахнаса) и спросил «что это?». В заголовке написано «требование о предоставлении документов», и стоит дата: 28.10. Я приложил фото к папке клиента и внёс письмо в список писем.
Я ответил ему, что письмо получено и передано тому, кто ведёт его дело. Что означает письмо, я ему не писал.
! Письмо со сроком ответа · ждёт тебя
Он ещё спрашивал, получили ли мы счёт за ноутбук.
Получен 3.10 и есть в списке документов за месяц. Я ему ответил.
15:20 · материалы для зарплаты
Чего не хватает для зарплаты за месяц?
От трёх работодателей табели пришли. У четвёртого есть новая сотрудница без формы 101, и табель ещё не пришёл.
Запрос работодателю · ждёт утверждения
Иллюстрация. Цифры и детали в примере вымышлены.
Во всех трёх диалогах повторяется одно: агент собирает, сверяет и напоминает, а вы проверяете и решаете. Погоня за документами с вас снимается, а то, что требует специалиста, приходит к вам уже с приложенным документом.
Что ИИ-агент для бухгалтера и аудитора делает такого, что нужно только бухгалтерскому офису?
Четыре работы, знакомые только тем, кто живёт по календарю отчётности. С первой мы бы и начали: за несколько дней до срока, записанного в календаре офиса, агент проходит по всем клиентам, которые в этот срок отчитываются, и возвращает одну сводную таблицу.
Рядом с каждой жёлтой отметкой ждёт напоминание в стиле вашего офиса, в котором запрошено ровно то, чего не хватает. Тому, кто получил два напоминания и не ответил, звоните уже вы. Если нужны автоматические напоминания с постоянным текстом, заранее определяют, кому они уходят и когда прекращаются.
Во всех четырёх работах агент работает по спискам и папкам офиса и не трогает учёт. Что из этого можно настроить у вас, проверяем в первом разговоре.
| Работа и что её запускает | Что делает агент | Что остаётся за вами |
|---|---|---|
| Сводка перед сроком отчётности. За несколько дней до срока в календаре офиса, например по НДС (маам) или авансовым платежам | Для каждого клиента, который отчитывается в этот срок, сверяет пришедшее со списком его документов, с учётом записанной вами периодичности отчётности | Календарь сроков, отправка напоминаний и то, что подавать по клиенту, который ничего не прислал |
| Погоня за формами 106. Вы открыли налоговый год для группы клиентов | Отмечает по списку каждого клиента, что пришло: форма 106 от каждого работодателя, годовые справки из банка, пенсионных касс и страховой, квитанции о пожертвованиях. Форма за другой год отмечается отдельно | Список для каждого клиента, проверка данных, составление отчёта и его подача |
| «Вы получили счёт?». Клиент спрашивает, дошёл ли документ, или просит справку, которая уже лежит в папке | Отвечает по тому, что принято: «Счёт от 3.10 получен. Вчерашняя квитанция обрезана, можете сфотографировать ещё раз?» | На что он отвечает сам. Вопрос «этот расход признаётся?» уходит тому, кто ведёт клиента, а справка, требующая подписи, открывается у вас как задача |
| Письмо из госорганов, которое сфотографировал клиент. Клиент присылает фото письма и спрашивает «что это?» | Вносит в единый список, от какого органа письмо, какому клиенту, какой заголовок и какая дата в нём указана, и подтверждает клиенту, что письмо получено | Что означает письмо, что и когда отвечать. Агент не успокаивает клиента словами «это ерунда» |
«Пришло» у агента означает, что файл лежит в папке. Его содержание проверяете вы. Ответы клиентам на вопрос «получили или нет» — та же работа, которую в любом бизнесе делает ИИ-агент для поддержки клиентов и продаж, здесь — применительно к папке клиента.
Какие ежемесячные процессы офиса можно передать агенту?
Под всем этим лежит работа каждого месяца. Эти четыре процесса можно запустить в папках, почте и таблице, не трогая бухгалтерскую программу.
Счета и квитанции
- Что запускает: новый файл приходит на почту или в папку клиента.
- Что он делает: добавляет в список папки название поставщика, дату и номер счёта и предлагает, к какому периоду он относится.
- Что отмечается для проверки: обрезанное фото или счёт, похожий на дубль. Исходный файл сохраняется.
- За вами: классификация, НДС и проведение в учёте.
Подготовка к сверке с банком
- Что запускает: вы передали ему банковскую выписку и карточку счёта за тот же период.
- Что он делает: предлагает сопоставления по вашим правилам.
- Что остаётся в отдельном списке: один перевод, который закрывает несколько счетов, или две одинаковые суммы.
- За вами: утверждение сопоставлений, выяснение расхождений и исправительные проводки. В банковский счёт он не заходит.
Материалы для зарплаты
- Что запускает: срок, о котором вы договорились с работодателем, или новый табель.
- Что он делает: сверяет со списком сотрудников, всё ли пришло, и составляет для каждого работодателя один список недостающего.
- Что попадает в список: новый сотрудник без формы 101, отсутствующий табель, изменение зарплаты без подтверждения, которого вы требуете.
- За вами: трактовка часов и отсутствий, расчёт зарплаты и выпуск расчётных листков.
Стартовый пакет для нового клиента
- Что запускает: вы решили взять нового клиента.
- Что он делает: отправляет стартовый пакет офиса: список того, что принести, и формы доверенностей, которые вы даёте на подпись.
- За чем он следит: что вернулось подписанным и что ещё открыто.
- За вами: решение взять клиента и регистрация в госорганах.
Что происходит, когда документ не подходит к папке?
Допустим, в папку за месяц пришёл счёт на имя другого бизнеса. Агент отмечает, что имя не совпадает, оставляет файл вне материалов, готовых к проведению, и показывает его вам. Он не перекладывает счёт в папку другого клиента только потому, что имя похоже.
Счёт с несовпадающим именем · что с ним происходит
- Документ пришёлв папку клиента
- Имя не совпадаетАгент помечает файл для выяснения
- Вы проверяетеи определяете, куда он относится
- Решение записываетсяи агент дальше действует по нему
Агент может ошибиться, как новый сотрудник. Поэтому при первой проверке ему подкладывают и дубль документа, и размытое фото, и файл за прошлый год и смотрят, что он их отмечает, а не угадывает. Если он ошибся с привязкой, исправляют список и правило, которое привело к ошибке, и проверяют заново.
Что агенту не дают решать в бухгалтерском офисе?
До сих пор речь шла о выгоде. Границы собраны здесь.
Профессиональное решение. Признаётся ли расход, как классифицировать, что входит в отчёт и что подаётся: это остаётся за аудитором или бухгалтером. Как и утверждение зарплаты, подпись и подача отчётов.
Сроки и требования. Списки документов и сроки отчётности приходят от офиса. Агент работает по тому, что определили вы, и не собирает требования из общего ответа, найденного в интернете.
Данные клиентов. Расчётные листки, банковские выписки и номера счетов — это персональные данные, и не всякий инструмент, умеющий читать файл, для них подходит. В Израиле руководство Управления по защите частной жизни по применению положения 15 Положений о защите информации объясняет, что это положение призвано урегулировать договор с внешней стороной (не являющейся физическим лицом), которая оказывает услугу, связанную с доступом к базе данных. Поэтому до подключения поставщика проверяют, распространяется ли это на вас и что должен включать договор с ним. Если вы работаете в другой стране, сверьтесь с местными правилами. Подробнее — в статье ИИ и поправка 13 к Закону о защите частной жизни.
Агент готовит сам
- Сводка перед сроком отчётности
- Таблица недостающего для годовых отчётов
- Запись письма из госорганов в папке клиента
Ждёт вашего утверждения
- Напоминание клиенту или работодателю
- Сопоставление банковской операции
- Отправка клиенту справки из папки
Остаётся за специалистом
- Бухгалтерское или налоговое решение
- Утверждение зарплаты и подача отчётов
- Аудит и подпись
В Platin Digital агент работает на отдельном компьютере в облаке, который обслуживает только ваш офис, с выделенным пользователем и ограниченными правами в каждой системе. Когда информация чувствительная, выбирают поставщика и тариф, при которых на ваших данных модели не обучают. Внутри офиса соблюдается то же разделение: документ из одной папки не используется для ответа по другой, а в сообщениях передаются статус работы и ссылка на папку, а не сам расчётный листок. Подробнее — в статье о безопасности данных при работе с ИИ-агентом.
Четыре мифа об ИИ в бухгалтерском офисе
Нажмите на каждую фразу, чтобы увидеть, как обстоит дело на практике.
Миф«Агент будет классифицировать и проводить счета вместо меня»
На делеВ описанных процессах он не трогает учёт. Он собирает документы, отмечает, чего не хватает и что не читается, и подаёт вам упорядоченную папку. Классификация и проведение остаются за вами.
Миф«Чтобы с ним работать, придётся менять бухгалтерскую программу»
На делеНачинают с папок, почты и таблицы, которые уже есть в офисе. Подключение к программе — отдельный этап, который проверяют исходя из того, что программа позволяет.
Миф«Клиенты будут получать от него ответы о налогах»
На делеОн отвечает на вопрос «получено или не получено» и отправляет документ, который уже лежит в папке. Профессиональный вопрос вместе с документом уходит тому, кто ведёт клиента.
Миф«Напоминания от машины будут раздражать клиентов»
На делеТекст ваш, и в нём запрошено только то, чего не хватает. Вы решаете, сколько напоминаний уходит, а тому, кто дважды не ответил, звоните вы.
Есть ли в офисе процесс, подходящий для старта?
Выберите один процесс, например контроль недостающих банковских выписок, и отметьте, что у вас уже есть. Отметки не сохраняются.
Готовность к контролю недостающих документов
Если письменного списка документов нет, начинают с него: он полезен и без агента. Если ваша программа уже сама собирает недостающее и рассылает напоминания, проверьте, что остаётся за её пределами, прежде чем добавлять агента. А если у вас застревают в основном профессиональные решения, агент этого не решит.
Как начать?
На первый разговор приносят пример без идентифицирующих данных: одну месячную папку, список её документов и текст запроса недостающего, который вы отправляете сегодня. Вместе проверяем, можно ли работать с папками, почтой и таблицами, которые у вас уже есть. Подключение к бухгалтерской программе проверяется отдельно, исходя из того, что программа позволяет.
Успех на первом этапе проверить легко: список недостающего, который совпадает с материалами, со ссылкой на каждый документ и отметкой всего неясного. Когда это работает, добавляют второй процесс, например сбор справок для годового отчёта.
Такие процессы мы настраиваем в рамках услуги автоматизация бизнеса с ИИ-агентом.
Что ещё агент делает для бухгалтерского офиса?
Сбор документов — только часть офиса. Тот же агент может заниматься и сайтом, и обращениями, и вашей ежедневной рутиной, и каждое направление запускается отдельно. Так выглядят семь направлений в бухгалтерском офисе. Примеры из других сфер: что ИИ-агент делает в бизнесе за обычный день.
Тот, кто открывает бизнес, набирает в Google «осек патур или осек мурше» задолго до того, как начнёт искать бухгалтера. Вы голосовым сообщением рассказываете, что отвечаете, а он пишет из этого черновик статьи для сайта офиса, и на сайт она попадает после вашего утверждения.
Обновили список «что принести для годового отчёта»? Страница на сайте обновляется по одному сообщению, и можно настроить регулярную проверку формы обращений.
Утром вас ждёт сводка: какие сроки приближаются в календаре офиса, кто просил перезвонить и какие письма ждут ответа.
Новое обращение с сайта получает вопросы, которые вы задаёте по телефону: частный предприниматель или компания, открыто ли уже дело в налоговых органах и кто вёл учёт до сих пор.
Перед сезоном годовых отчётов он готовит по вашему списку черновик поста «что подготовить для бухгалтера». Пост публикуется после того, как вы его прочитали.
Если офис рекламируется в Google, он каждый день просматривает кампанию и сообщает, какие поисковые запросы принесли обращения. Текст объявлений и бюджет меняются только с вашего согласия.
Всё, что мы описали в этой статье: сводка перед сроком отчётности, таблица недостающего для годовых отчётов, список писем и материалы для зарплаты.
Частые вопросы
Что такое ИИ-агент для бухгалтера и аудитора?
Компьютерный помощник, подключённый к папкам, почте и инструментам, которые одобрил офис, и выполняющий в них такие задачи, как сводка перед сроком отчётности, сбор форм 106, сведение счетов в один список и напоминания клиентам. Он готовит материалы к проверке. Бухгалтерские и налоговые решения остаются за специалистом.
Может ли агент вносить счета прямо в бухгалтерскую программу?
Зависит от программы и от подключения, которое она допускает, и это проверяют для каждой программы отдельно. Для старта это не обязательно: список документов и недостающего работает вне программы, без каких-либо изменений в учёте.
Может ли он ответить клиенту, признаётся ли расход?
Нет. Он передаёт вопрос вместе с документом тому, кто ведёт клиента. После того как вы определили ответ, он может его сформулировать, и ответ уходит с вашего согласия.
Обязательно ли работать с агентом через Telegram?
Нет. Выбирают WhatsApp, Telegram или почту, что удобнее офису. Отдельно определяют, какая информация идёт через канал: сообщение может сказать, что не хватает банковских выписок, и дать ссылку на папку, не прикладывая сами выписки к переписке.
Подходит ли это бухгалтеру, который работает один?
Да, если есть процесс, который повторяется каждый месяц, например сбор документов и список недостающего. Чтобы это было полезно, не нужны ни годовые отчёты, ни зарплата. Начинают с того, что вы действительно делаете.
Что делать, если агент привязал документ не к тому клиенту?
Останавливают работу с документом, проверяют, что ещё было сделано из-за этой привязки, и исправляют список и правило, которое привело к ошибке. Если информация попала к тому, кто не должен был её видеть, об этом сразу сообщают ответственному в офисе, а не ограничиваются переносом файла в правильную папку.
