שבוע לפני הדיווח · המחשה בדויה
הלקוח כותב: "שלחתי הכול". בתיקייה יש צילום מטושטש של קבלה, במייל מסתתרת חשבונית זיכוי, ודפי הבנק של החודש לא הגיעו בכלל. אתם חוזרים לשרשור כדי להבין מה הגיע, מה שייך לחודש הקודם ומה צריך לבקש שוב.
סוכן AI לרואה חשבון ומנהל חשבונות מתחיל בדיוק כאן: הוא רודף אחרי החומר, ואתם בודקים אותו.
בקצרה
- סוכן AI לרואה חשבון ומנהל חשבונות הוא עוזר ממוחשב שמקבל מכם משימות ב־WhatsApp, ב־Telegram או במייל, ועובד בתיקיות, במייל ובטבלאות שחיברתם אליו.
- לפני כל מועד דיווח הוא מראה מי מהלקוחות עוד לא שלח חומר ומנסח לכל אחד תזכורת. בעונת הדוחות השנתיים הוא רודף אחרי טופסי 106 ואישורים שנתיים, לפי רשימה לכל לקוח.
- הוא עונה ללקוח ששואל "קיבלתם את החשבונית?", רושם מכתב מרשות המסים שלקוח צילם ושלח, ומכין חומר להתאמות בנק ולשכר.
- סיווג, רישום בספרים, חישוב שכר, הגשת דיווחים ותשובות מקצועיות ללקוח נשארים אצלכם. מתחילים בתהליך אחד, בדרך כלל תמונת המצב לפני מועד דיווח, אחרי שבדקתם לאן מידע הלקוחות עובר.
סוכן AI לרואה חשבון ומנהל חשבונות: מי שמכין לכם את המגש
חשבו על מגש מסמכים מסודר ליד השולחן: החשבוניות של החודש יחד, דפי הבנק לידן, ועל המגש פתק עם מה שחסר. את המגש הזה הסוכן מכין. אתם מתיישבים, רואים מה יש ומה פתוח, ומתחילים מיד בעבודה המקצועית.
במשרד הנהלת חשבונות המגש הוא תיק חודשי של לקוח: חשבוניות, קבלות ודפי בנק. במשרד רואי חשבון הוא יכול להיות גם תיק הכנה לדוח שנתי, עם האישורים שהגיעו ורשימת ההשלמות. בוחרים רק את העבודה שנעשית אצלכם בפועל.
הבקשה לסוכן נשמעת כמו בקשה לעובד: "תעבור על תיק החודש ותגיד לי מה לא הגיע". הוא מחזיר רשימה עם קישור לכל מסמך, ומסמן את מה שלא הצליח לקרוא.
לפני: חומר מפוזר
מתחילים בחיפוש
- חשבונית וזיכוי בשני שרשורים שונים
- דף בנק שלא ברור לאיזה חודש הוא שייך
- אין רשימה אחת של מה שחסר
אחרי: מגש מוכן
מתחילים בבדיקה
- רשימת מסמכים עם קישור לכל קובץ
- מה שלא ברור מסומן בנפרד
- בקשת השלמה מחכה לאישור שלכם
להסבר הבסיסי אפשר לקרוא מה זה סוכן AI. כאן נשארים במשרד: תיקי הנהלת חשבונות, שכר ודוחות שנתיים.
איך נראה יום עבודה במשרד עם סוכן?
בחרו שעה וראו מה נשלח לסוכן ומה חזר. זו המחשה של יום אפשרי במשרד קטן, לא תיעוד של משרד או של לקוח מסוים.
08:15 · חמישה ימים לפני מועד הדיווח
איפה אנחנו עומדים עם החומר לדיווח?
18 לקוחות מדווחים במועד הזה. אצל 11 הגיע כל החומר. ל־5 חסרים דפי בנק או פירוט כרטיס אשראי, ושניים מהם כבר קיבלו שתי תזכורות ולא ענו. אצל 2 הגיע קובץ שלא הצלחתי לקרוא.
✓ 11 מוכנים לבדיקה · ! 5 בקשות השלמה מחכות לאישור · ? 2 קבצים לבדיקה שלך
תשלח לשלושה. לשניים שלא ענו אני מתקשר.
11:40 · לקוח שולח צילום של מכתב
לקוח צילם מכתב ממס הכנסה ושאל "מה זה?". בכותרת כתוב דרישה להמצאת מסמכים, ומופיע בו תאריך: 28.10. צירפתי את הצילום לתיק ורשמתי אותו ברשימת המכתבים.
עניתי לו שהמכתב התקבל ועבר למי שמטפל בתיק. מה המכתב אומר לא כתבתי לו.
! מכתב עם תאריך למענה · מחכה לך
הוא שאל גם אם קיבלנו את החשבונית של המחשב הנייד.
התקבלה ב־3.10 ומופיעה ברשימת המסמכים של החודש. עניתי לו.
15:20 · חומר לשכר
מה חסר לשכר של החודש?
משלושה מעסיקים הגיעו דוחות הנוכחות. אצל הרביעי יש עובדת חדשה בלי טופס 101, ודוח הנוכחות עוד לא הגיע.
בקשת השלמה למעסיק · מחכה לאישור
המחשה. המספרים והפרטים בדוגמה בדויים.
מה שחוזר בשלוש השיחות: הסוכן אוסף, משווה ומזכיר, ואתם בודקים ומחליטים. המרדף אחרי החומר יורד מכם, ומה שדורש איש מקצוע מגיע אליכם עם המסמך כבר מצורף.
מה סוכן AI לרואה חשבון ומנהל חשבונות עושה שרק משרד חשבונות צריך?
ארבע עבודות שרק מי שחי לפי לוח הדיווחים מכיר. הראשונה היא זו שהיינו מתחילים ממנה: כמה ימים לפני מועד שרשום בלוח המועדים של המשרד, הסוכן עובר על כל הלקוחות שמדווחים בו ומחזיר לוח אחד.
ליד כל סימן צהוב מחכה תזכורת בסגנון של המשרד, שמבקשת בדיוק את מה שחסר. מי שקיבל שתי תזכורות ולא ענה עובר לטלפון מכם. אם תרצו תזכורות אוטומטיות בנוסח קבוע, קובעים מראש למי ומתי הן נפסקות.
בכל ארבע העבודות הסוכן עובד מהרשימות ומהתיקיות של המשרד ולא נוגע בספרים. מה מתוכן אפשר להגדיר אצלכם בודקים בשיחת ההיכרות.
| העבודה ומה מפעיל אותה | מה הסוכן עושה | מה נשאר אצלכם |
|---|---|---|
| תמונת מצב לפני מועד דיווח. כמה ימים לפני מועד בלוח של המשרד, למשל מע"מ או מקדמות | משווה לכל לקוח שמדווח במועד את מה שהגיע לרשימת המסמכים שלו, לפי תדירות הדיווח שרשמתם | לוח המועדים, שליחת התזכורות, ומה מדווחים ללקוח שלא שלח |
| המרדף אחרי טופסי 106. פתחתם את שנת המס לקבוצת לקוחות | מסמן מול הרשימה של כל לקוח מה הגיע: טופס 106 מכל מעסיק, אישורים שנתיים מהבנק, מקופות הגמל ומהביטוח, קבלות על תרומות. טופס משנה אחרת מסומן בנפרד | הרשימה של כל לקוח, בדיקת הנתונים, עריכת הדוח והגשתו |
| "קיבלתם את החשבונית?". לקוח שואל אם חומר הגיע, או מבקש אישור שכבר שמור בתיק | עונה לפי מה שנקלט: "החשבונית מ־3.10 התקבלה. הקבלה מאתמול חתוכה, אפשר לצלם שוב?" | על מה הוא עונה לבד. "ההוצאה מוכרת?" עוברת למי שמטפל בתיק, ואישור שדורש חתימה נפתח אצלכם כמשימה |
| מכתב מהרשויות שלקוח צילם. לקוח שולח תמונה של מכתב ושואל "מה זה?" | רושם ברשימה אחת מאיזה גוף המכתב, לאיזה לקוח, מה הכותרת ואיזה תאריך מופיע בו, ומאשר ללקוח שהמכתב התקבל | מה המכתב אומר, מה עונים ומתי. הסוכן לא מרגיע את הלקוח ש"זה כלום" |
"הגיע" אצל הסוכן אומר שיש קובץ בתיק. את התוכן שלו בודקים אתם. התשובות ללקוחות על "התקבל או לא" הן אותה עבודה שסוכן AI לשירות לקוחות עושה בכל עסק, כאן מול תיק הלקוח.
אילו תהליכים חודשיים במשרד אפשר להעביר לסוכן?
מתחת לכל אלה יש את העבודה של כל חודש. את ארבעת התהליכים האלה אפשר להתחיל בתיקיות, במייל ובטבלה, בלי לגעת בתוכנת הנהלת החשבונות.
חשבוניות וקבלות
- מה מפעיל: קובץ חדש מגיע למייל או לתיקייה של הלקוח.
- מה הוא עושה: מוסיף לרשימת התיק את שם הספק, התאריך ומספר החשבונית, ומציע לאיזו תקופה היא שייכת.
- מה מסומן לבדיקה: צילום חתוך או חשבונית שנראית כפולה. הקובץ המקורי נשמר.
- אצלכם: הסיווג, הטיפול במע"מ והקליטה בספרים.
הכנה להתאמת בנק
- מה מפעיל: מסרתם לו דף בנק וכרטסת של אותה תקופה.
- מה הוא עושה: מציע התאמות לפי הכללים שלכם.
- מה נשאר ברשימה נפרדת: העברה אחת שסוגרת כמה חשבוניות, או שני סכומים זהים.
- אצלכם: אישור ההתאמות, בירור ההפרשים ופקודות התיקון. לחשבון הבנק הוא לא נכנס.
חומר לשכר
- מה מפעיל: המועד שקבעתם מול המעסיק, או דוח נוכחות חדש.
- מה הוא עושה: בודק מול רשימת העובדים שהכול הגיע, ומוציא לכל מעסיק רשימת השלמות אחת.
- מה נכנס לרשימה: עובד חדש בלי טופס 101, דוח נוכחות חסר, שינוי שכר בלי האישור שאתם דורשים.
- אצלכם: פירוש השעות וההיעדרויות, חישוב השכר והפקת התלושים.
ערכת פתיחה ללקוח חדש
- מה מפעיל: החלטתם לקחת לקוח חדש.
- מה הוא עושה: שולח את ערכת הפתיחה של המשרד: רשימת מה להביא וטופסי ייפוי הכוח שאתם מחתימים.
- מה הוא עוקב אחריו: מה חזר חתום ומה עוד פתוח.
- אצלכם: ההחלטה לקחת את הלקוח, והפתיחה מול הרשויות.
מה קורה כשמסמך לא מתאים לתיק?
נניח שבתיק החודש הגיעה חשבונית על שם עסק אחר. הסוכן מסמן שהשם לא תואם, משאיר את הקובץ מחוץ לחומר המוכן לקליטה ומראה לכם. הוא לא מעביר אותה לתיק של לקוח אחר רק כי השם דומה.
חשבונית עם שם לא תואם · מה קורה איתה
- המסמך הגיעלתיקייה של הלקוח
- השם לא תואםהסוכן מסמן את הקובץ לבירור
- אתם בודקיםוקובעים לאן הוא שייך
- ההחלטה נרשמתוהסוכן ממשיך לפיה
הסוכן יכול לטעות, כמו עובד חדש. לכן בבדיקה הראשונה מכניסים גם מסמך כפול, צילום מטושטש וקובץ מהשנה הקודמת, ורואים שהוא מסמן אותם ולא מנחש. אם הוא טעה בשיוך, מתקנים את הרשימה ואת הכלל שהוביל לטעות, ובודקים שוב.
מה לא נותנים לסוכן להחליט במשרד חשבונאות?
עד כאן מה מרוויחים. הגבולות מרוכזים כאן.
ההכרעה המקצועית. אם הוצאה מוכרת, איך מסווגים, מה נכנס לדוח ומה מדווחים: אלה נשארים אצל רואה החשבון או מנהל החשבונות. כך גם אישור השכר, החתימה והגשת הדיווחים.
מועדים ודרישות. רשימות המסמכים ומועדי הדיווח מגיעים מהמשרד. הסוכן עובד לפי מה שקבעתם, ולא מרכיב דרישות מתשובה כללית שמצא ברשת.
מידע של לקוחות. תלושי שכר, דפי בנק ומספרי חשבון הם מידע אישי, ולא כל כלי שיודע לקרוא קובץ מתאים להם. מדריך הרשות להגנת הפרטיות ליישום תקנה 15 לתקנות אבטחת מידע מסביר שהתקנה באה להסדיר את ההתקשרות עם גורם חיצוני (שאינו אדם יחיד) שנותן שירות הכרוך בגישה למאגר המידע. לכן לפני שמחברים ספק בודקים אם זה חל עליכם ומה ההסכם איתו צריך לכלול. הרחבה במאמר על AI ותיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות.
הסוכן מכין לבד
- תמונת מצב לפני מועד דיווח
- טבלת חוסרים לדוחות השנתיים
- רישום מכתב מהרשויות בתיק הלקוח
מחכה לאישור שלכם
- תזכורת ללקוח או למעסיק
- התאמת תנועה בבנק
- משלוח אישור מהתיק ללקוח
נשאר אצל איש המקצוע
- הכרעה חשבונאית או מיסויית
- אישור שכר והגשת דיווחים
- ביקורת וחתימה
בפלטין דיגיטל הסוכן עובד במחשב נפרד בענן שמשמש רק את המשרד שלכם, עם משתמש ייעודי והרשאה מצומצמת בכל מערכת. כשהמידע רגיש בוחרים ספק ומסלול שלא מאמנים על המידע. בתוך המשרד שומרים על אותה הפרדה: מסמך מתיק אחד לא משמש לתשובה על תיק אחר, ובהודעות עוברים מצב טיפול וקישור לתיקייה, לא התלוש עצמו. פירוט נוסף במאמר על אבטחת מידע של סוכן AI.
ארבעה מיתוסים על AI במשרד רואה חשבון
לחצו על כל משפט כדי לראות מה קורה בפועל.
מיתוס"הסוכן יסווג ויקלוט חשבוניות במקומי"
בפועלבתהליכים שתיארנו הוא לא נוגע בספרים. הוא מרכז את החומר, מסמן מה חסר ומה לא קריא, ומגיש לכם תיק מסודר. הסיווג והקליטה נשארים אצלכם.
מיתוס"כדי לעבוד איתו צריך להחליף תוכנת הנהלת חשבונות"
בפועלמתחילים בתיקיות, במייל ובטבלה שכבר יש במשרד. חיבור לתוכנה הוא שלב נפרד, שנבדק לפי מה שהתוכנה מאפשרת.
מיתוס"הלקוחות יקבלו ממנו תשובות על מס"
בפועלהוא עונה על "התקבל או לא התקבל" ושולח מסמך שכבר שמור בתיק. שאלה מקצועית עוברת עם המסמך למי שמטפל בתיק.
מיתוס"תזכורות ממכונה ירגיזו את הלקוחות"
בפועלהנוסח הוא שלכם, והוא מבקש רק את מה שחסר. אתם קובעים כמה תזכורות יוצאות, ומי שלא ענה פעמיים עובר לטלפון מכם.
האם יש במשרד תהליך מתאים להתחלה?
בחרו תהליך אחד, למשל מעקב אחרי דפי בנק חסרים, וסמנו מה כבר קיים אצלכם. הסימונים לא נשמרים.
מוכנות למעקב אחרי מסמכים חסרים
אם אין רשימת מסמכים כתובה, מתחילים ממנה: היא שווה משהו גם בלי סוכן. אם התוכנה שלכם כבר מרכזת חוסרים ושולחת תזכורות, בדקו מה נשאר מחוץ לה לפני שמוסיפים סוכן. ואם רוב מה שתקוע אצלכם הוא הכרעות מקצועיות, סוכן לא יפתור את זה.
איך מתחילים?
לשיחת ההיכרות מביאים דוגמה בלי פרטים מזהים: תיק חודשי אחד, רשימת המסמכים שלו ונוסח של בקשת השלמה שאתם שולחים היום. בודקים יחד אם אפשר לעבוד עם התיקיות, המייל והטבלאות שכבר יש לכם. חיבור לתוכנת הנהלת החשבונות נבדק בנפרד, לפי מה שהתוכנה מאפשרת.
ההצלחה בשלב הראשון קלה לבדיקה: רשימת חוסרים שתואמת לחומר, עם קישור לכל מסמך וסימון של כל מה שלא ברור. כשזה עובד מוסיפים תהליך שני, למשל ריכוז האישורים לדוח שנתי.
אנחנו מקימים תהליכים כאלה במסגרת אוטומציה לעסקים.
מה עוד הסוכן עושה למשרד רואה חשבון?
איסוף החומר הוא רק חלק מהמשרד. אותו סוכן יכול לטפל גם באתר, בפניות ובשגרה שלכם, וכל תחום מתחיל בנפרד. כך נראים שבעת התחומים במשרד חשבונות. לדוגמאות מעסקים אחרים: מה סוכן AI עושה בעסק ביום רגיל.
מי שפותח עסק מקליד בגוגל "עוסק פטור או מורשה" הרבה לפני שהוא מחפש רואה חשבון. אתם מספרים בהודעה קולית מה אתם עונים, והוא כותב מזה טיוטת מאמר לאתר המשרד, שעולה אחרי שאישרתם.
עדכנתם את רשימת "מה להביא לדוח שנתי"? העמוד באתר מתעדכן מהודעה אחת, ואפשר להגדיר בדיקה קבועה של טופס הפניות.
בבוקר מחכה לכם סיכום: אילו מועדים קרובים בלוח של המשרד, מי ביקש שתחזרו אליו ואילו מיילים מחכים לתשובה.
פנייה חדשה מהאתר מקבלת את השאלות שאתם שואלים בטלפון: עצמאי או חברה, אם כבר נפתח תיק ברשויות, ומי טיפל בספרים עד עכשיו.
לפני עונת הדוחות השנתיים הוא מכין מהרשימה שלכם טיוטת פוסט "מה להכין לרואה החשבון". הפוסט מתפרסם אחרי שקראתם.
אם המשרד מפרסם בגוגל, הוא עובר על הקמפיין כל יום ומדווח אילו חיפושים הביאו פניות. נוסח ותקציב משתנים רק באישור שלכם.
כל מה שתיארנו במאמר הזה: לוח המצב לפני מועד דיווח, טבלת החוסרים לדוחות השנתיים, רשימת המכתבים וחומר לשכר.
שאלות נפוצות
מהו סוכן AI לרואה חשבון ומנהל חשבונות?
עוזר ממוחשב שמחובר לתיקיות, למייל ולכלים שהמשרד אישר, ומבצע בהם משימות כמו תמונת מצב לפני מועד דיווח, מרדף אחרי טופסי 106, ריכוז חשבוניות ותזכורות ללקוחות. הוא מכין את החומר לבדיקה. ההחלטות החשבונאיות והמיסויות נשארות אצל איש המקצוע.
האם הסוכן יכול לקלוט חשבוניות ישירות לתוכנת הנהלת החשבונות?
תלוי בתוכנה ובחיבור שהיא מאפשרת, ובודקים את זה לכל תוכנה בנפרד. לא חייבים את זה כדי להתחיל: רשימת מסמכים וחוסרים עובדת מחוץ לתוכנה, בלי שום שינוי בספרים.
האם הוא יכול לענות ללקוח אם הוצאה מוכרת?
לא. הוא מעביר את השאלה עם המסמך למי שמטפל בתיק. אחרי שקבעתם את התשובה הוא יכול לנסח אותה, והיא יוצאת באישור שלכם.
האם חייבים לעבוד עם הסוכן דרך Telegram?
לא. בוחרים WhatsApp, Telegram או מייל, מה שנוח למשרד. בנפרד קובעים איזה מידע עובר בערוץ: הודעה יכולה לומר שחסרים דפי בנק ולהפנות לתיקייה, בלי לצרף את הדפים לשיחה.
האם זה מתאים גם למנהל חשבונות עצמאי?
כן, אם יש תהליך שחוזר כל חודש, כמו איסוף חומר ורשימת חוסרים. לא צריך דוחות שנתיים או שכר כדי שזה יהיה שימושי. מתחילים במה שאתם עושים בפועל.
מה עושים אם הסוכן משייך מסמך ללקוח הלא נכון?
עוצרים את הטיפול במסמך, בודקים מה עוד נעשה בעקבות השיוך, ומתקנים את הרשימה ואת הכלל שהוביל לטעות. אם מידע הגיע למי שלא היה אמור לראות אותו, מעבירים את זה מיד לאחראי במשרד ולא מסתפקים בהעברת הקובץ לתיקייה הנכונה.
