Воскресенье, 08:30 · вымышленный пример
В ящике для резюме с выходных ждут 23 письма. Часть — резюме на вакансию начальника склада, часть — на специалиста службы поддержки, а два вообще без слова о том, на какую вакансию. Кандидат спрашивает, будет ли завтрашнее интервью в офисе или в Zoom. Операционный директор так и не написал, что думает о кандидатке с интервью в среду, а новая сотрудница выходит во вторник, и компьютера для неё нет.
Ничто из этого не является решением о найме. Всё это можно передать ИИ-агенту для HR.
Коротко
- ИИ-агент для HR — это компьютерный помощник, который получает от вас задачу в WhatsApp, в Telegram или по почте и работает в ящике для резюме, календарях и таблице кандидатов, которые вы к нему подключили.
- Он пишет черновик вакансии по заметкам нанимающего менеджера, заводит карточку на каждого кандидата, каждое утро показывает, кто чего ждёт и сколько дней, согласовывает интервью и расписывает новому сотруднику первую неделю, день за днём.
- Он не ранжирует кандидатов и никому не отказывает. Все резюме попадают к вам, а кого приглашать, кого брать и на каких условиях, решаете только вы.
- Начинают с одной открытой вакансии и проверяют, что карточки верны, прежде чем добавлять следующие.
Что ИИ-агент для HR делает на практике?
Думайте о нём как о координаторе подбора, на которого у вас не было ставки. В компании на пятьдесят человек тот, кто нанимает, обычно занимается ещё и зарплатой, и льготами, и всем, что между ними. Агент берёт на себя согласования и контроль: кто прислал резюме, кому назначено интервью, какой руководитель ещё не дал ответа.
Ему пишут как коллеге: «Подготовь мне завтрашних кандидатов». Он возвращает список со ссылкой на резюме каждого, временем интервью и тем, что осталось открытым после телефонного разговора. От обычного чата он отличается тем, что работает внутри ваших инструментов. Тем, кто знакомится с темой впервые, поможет короткое объяснение, что такое ИИ-агент.
Обычный ИИ-чат
«Составь мне приглашение на интервью»
- Вы получаете красивый текст
- Календарь руководителя проверяете сами
- Письмо кандидату отправляете сами
- Таблицу обновляете сами
Агент, подключённый к вашим инструментам
«Согласуй второе интервью Даны с Йоавом»
- Проверяет, когда вы оба свободны
- Готовит приглашение с адресом и именем интервьюера
- Отправляет после вашего утверждения
- Обновляет календарь и таблицу
Как выглядит рабочий день с агентом?
Выберите время и посмотрите, что ушло агенту и что вернулось. Это иллюстрация возможного дня в дистрибьюторской компании на восемьдесят человек, а не запись работы конкретной компании или конкретного кандидата.
08:30 · начало недели
Что пришло с четверга?
23 письма в ящике для резюме. 14 резюме на начальника склада, 5 на специалиста поддержки, 2 без понятной вакансии. Двое из кандидатов уже есть в таблице с прошлого месяца.
Сегодня два интервью, в 11:00 и в 14:30. Йоав ещё не заполнил обратную связь по интервью в среду, а одна кандидатка в поддержку ждёт от тебя ответа уже восемь дней.
✓ 19 новых карточек · ? 2 на твою привязку · ! нет обратной связи · ! кандидатка ждёт 8 дней
Напомни Йоаву и положи мне 14 складских в одну папку.
10:15 · открывается новая вакансия
Давиду нужен водитель погрузчика в вечернюю смену. Вот его голосовое.
Я подготовил вакансию по тому, что сказал Давид: вечерняя смена, права на погрузчик, работа на холодильном складе. Он не сказал, есть ли развозка и какая занятость, поэтому я об этом не писал.
Есть три версии: полная для страницы вакансий на сайте, короткая для сайта по поиску работы и сообщение сотрудникам о программе «приведи друга».
3 черновика · 2 вопроса Давиду · ничего не опубликовано
Спроси Давида про развозку. Сообщение сотрудникам я отправлю сама.
12:10 · кандидат просит перенести
Кандидат на завтра в 10:00 написал, что может только после 15:00. Завтра после обеда Йоав на встрече до 16:00. Вы с Йоавом оба свободны завтра в 16:15 или в среду в 15:00.
Сообщение кандидату с двумя вариантами · ждёт твоего утверждения
Предложи ему среду.
16:00 · новая сотрудница во вторник
Что у нас с выходом сотрудницы во вторник?
Форма 101 и фото удостоверения личности пришли. Наставница назначена, и план первого дня ей отправлен. Запрос на компьютер и учётную запись ушёл в четверг, подтверждения, что они готовы, пока нет.
✓ 4 из 6 задач по приёму · ! компьютер и учётная запись ждут подтверждения
Иллюстрация. Имена, цифры и детали в примере вымышлены.
Во всех четырёх диалогах повторяется одно: агент собирает, формулирует, согласовывает и напоминает, а вы решаете.
Кто чего ждёт и сколько дней? Сводка каждого утра
Если бы из всей статьи нужно было выбрать одну работу, это она. Каждое утро или когда вы пишете «кто застрял?» агент проходит по таблице кандидатов и показывает, кто на каком этапе, сколько дней он там и кого он ждёт.
Кандидатка, которая прошла интервью восемь дней назад и ничего не услышала, поднимается в начало списка. Тем, кого вы отметили «не продолжаем», агент готовит вежливое сообщение по вашему тексту, и оно уходит после вашего утверждения. Сам он статус кандидата на «не продолжаем» не меняет, даже после недель без новостей.
Какие процессы подбора можно передать агенту?
Шесть процессов, от открытия вакансии до оффера. В каждой карточке: что запускает агента, что он делает и что остаётся за вами. Что из этого можно настроить у вас, зависит от программ, с которыми вы работаете, и проверяется в первом разговоре.
Вакансия по заметкам руководителя
- Запускает: голосовое сообщение или три строки от нанимающего менеджера: «нужен водитель погрузчика в вечернюю смену».
- Делает: пишет черновик в стиле ваших прежних вакансий, отмечает, чего руководитель не сказал (занятость, часы, что обязательно, а что преимущество), и готовит версии для сайта, для сайта по поиску работы и для соцсетей.
- За вами: текст, требования и публикация.
Резюме превращается в карточку кандидата
- Запускает: новое письмо в ящике для резюме.
- Делает: заводит карточку с именем, телефоном, вакансией, источником и ссылкой на исходный файл. Отмечает кандидата, который уже есть в таблице, и, если вы просили, добавляет выжимку: что написано в документе по каждому из ваших требований и чего в нём нет.
- За вами: кого приглашать. Он не ставит оценок, не сортирует по соответствию и никого не скрывает.
Согласование интервью по календарям
- Запускает: вы отметили кандидата на первичный созвон, профильное интервью или второе интервью.
- Делает: находит время, когда вы и руководитель свободны, готовит приглашение с адресом или ссылкой и именем интервьюера и предлагает варианты, когда кандидат просит перенести. На вопрос «есть ли парковка?» он отвечает по списку ответов, который вы утвердили.
- За вами: время и текст. Вопросы о зарплате и условиях переходят к вам.
Обратная связь от руководителей после интервью
- Запускает: после интервью прошёл день, а форма обратной связи пуста.
- Делает: напоминает руководителю, а перед совещанием по подбору готовит одну страницу: что написал каждый интервьюер и в чём они расходятся. «Уточнить опыт руководства сменами» остаётся открытым вопросом, и он не переводит его в «опыта нет».
- За вами: решение о следующем этапе.
«Приведи друга»
- Запускает: резюме, пришедшее через сотрудника.
- Делает: записывает в карточке, кто рекомендовал и когда, сообщает сотруднику, что файл получен, и напоминает вам по вашему регламенту, когда подходит срок бонуса.
- За вами: право на бонус и сумма. Никаких распоряжений в расчёт зарплаты он не передаёт.
Проверка рекомендаций перед оффером
- Запускает: вы перевели кандидата на этап «рекомендации».
- Делает: просит у кандидата имена и телефоны, ставит разговоры в календарь и готовит лист вопросов по требованиям вакансии и по тому, что осталось открытым на интервью.
- За вами: сам разговор и выводы из него. Он не ищет информацию о кандидате в интернете.
Утверждённой вакансии нужно ещё и место. Агент создаёт на сайте страницу вакансии и снимает её, когда вакансия закрыта, как в услуге ведение сайта и магазина с ИИ-агентом. Такая страница, с названием должности и городом в заголовке, пишется так, чтобы тот, кто ищет «работа водитель погрузчика Хайфа», мог на неё попасть, а это уже SEO-продвижение с ИИ-агентом.
Что происходит после того, как кандидат подписал?
Сотрудник приходит в первый день, а компьютера нет. Так бывает потому, что приём сотрудника — это список мелких задач у разных людей, и никто не держит его целиком. Агент держит.
От подписи до конца испытательного срока
- Вы сообщаетеКто принят и какая дата выхода
- Чек-лист приёмаКомпьютер, учётные записи, пропуск, наставник и формы. Задача остаётся в статусе «запрос отправлен», пока ответственный не подтвердил
- Первая неделяПлан день за днём: кто встречает сотрудника на входе, когда обучение, когда разговор в конце недели
- Даты послеНапоминание о разговоре по итогам испытательного срока, как принято у вас, о дне рождения и о годовщине работы
Сотрудник получает план до того, как приходит, а руководитель и наставник получают свою часть в календаре. Когда сотрудник уходит, список обратный: возврат оборудования, закрытие учётных записей и передача дел. Сообщения сотруднику и права доступа, которые для него запрашивают, уходят с вашего согласия, а зарплатные документы и личное дело вообще не обязаны быть в доступе у агента.
Пять мифов об ИИ в подборе персонала
Прежде чем решать, стоит проверить, что из этого вы принимаете на веру.
Миф«ИИ просмотрит резюме и скажет мне, кто подходит»
На делеТакого агента мы не настраиваем. Он собирает все резюме, отмечает дубли и готовит выжимку того, что написано в документе по каждому из ваших требований. Кого приглашать, решаете вы, после того как прочитали.
Миф«Тогда что он с меня снимает, если я всё равно читаю всё?»
На делеЧтение остаётся за вами. К нему переходят поиски в ящике, переписка на тему «когда вам удобно», погоня за обратной связью от руководителей и контроль тех, кто ждёт ответа.
Миф«Кандидаты будут получать сообщения от робота»
На делеКак он представляется, определяете вы. Мы советуем, чтобы он писал, что он цифровой помощник команды подбора и что любой вопрос, не связанный с согласованием, будет передан человеку. В большинстве компаний сообщения вообще уходят с вашей почты, после вашего утверждения.
Миф«Чтобы начать, нужна система подбора»
На делеДля первой задачи достаточно почтового ящика, календаря и таблицы в Google Sheets или в monday. Если система подбора у вас есть, проверяют, что к ней можно подключить.
Миф«Если агент ошибётся, кандидат потеряется»
На делеТипичная ошибка — привязка: резюме водителя погрузчика, попавшее в вакансию начальника склада. Карточка связана с исходным файлом, агент никого не убирает из списка, а в первые недели ни одно сообщение кандидату не уходит, пока вы его не увидели.
Что агенту не отдают: отбор, отказ и чувствительные данные
В подборе границы жёстче, чем в других областях, потому что каждое решение касается чьего-то заработка.
Агент не отбирает и не ранжирует. Мы не настраиваем процесс, в котором агент ставит оценку соответствия, выстраивает кандидатов от лучшего к худшему или переносит часть из них в «нерелевантные». Такая оценка скрывает, что и как проверялось, а объяснять решение придётся вам.
Он не строит догадок о людях. Ни о возрасте, ни о семейном положении, ни о происхождении, ни о «серьёзности» по имени, фото, адресу или перерыву между местами работы. Ему задают пересказывать опыт, образование и квалификацию, которые написаны в документе, и ничего сверх этого.
Юридические вопросы проверяют с адвокатом. Что можно спрашивать у кандидата, сколько хранить резюме и что делать, когда кандидат просит удалить свои данные, — это вопросы к адвокату, который сопровождает компанию. Мы не даём юридических консультаций, и агент на такие вопросы не отвечает.
Агент готовит сам
- Карточка кандидата и ежедневная сводка
- Варианты времени для интервью
- Сводный лист обратной связи и чек-лист приёма
Ждёт вашего утверждения
- Вакансия, приглашение и ответ кандидату
- Сообщение «не продолжаем»
- Сообщения новому сотруднику и запросы прав доступа
Агенту не отдают
- Ранжирование, отбор и отказ кандидатам
- Зарплата, условия и увольнение
- Жалобы, медицинские данные и юридические вопросы
Агент работает на отдельном компьютере в облаке, который обслуживает только вашу компанию, с выделенным пользователем, ограниченными правами и списком всех существенных действий, которые он выполнил. Об ограничении доступа можно прочитать в статье про права и утверждения для ИИ-агента.
Что ещё агент делает для отдела кадров?
Подбор — только часть того, что лежит у вас на столе. Тот же агент делает и эти семь работ, и для каждой у нас есть страница с полным примером.
ИИ-агентдля HR
- Личный помощник: ваш календарь и почта
- Продвижение в Google: страница для каждой открытой вакансии
- Ведение сайта: страница вакансий всегда актуальна
- Соцсети: пост о вакансии в LinkedIn
- Ответы и поддержка: ответы кандидатам и сотрудникам
- Платная реклама: реклама вакансии, с вашего согласия
- Системы и автоматизация: формы и чек-листы приёма
Два примера из вашей недели: личный ИИ-помощник для бизнеса утром собирает письма, которые ждут ответа, и предлагает другое время для встречи, которая пересекается с интервью, а ведение соцсетей с ИИ-агентом превращает утверждённую вакансию в пост, который публикуется после того, как вы его увидели.
Стоит ли начинать у вас?
Если вы нанимаете одного-двух человек в год, мы бы агента для подбора не подключали. Хватит аккуратной таблицы. Если у вас три открытые вакансии одновременно и в четверг вы обнаруживаете кандидата, который ждёт ответа с воскресенья, первая задача у вас есть. Чек-лист поможет увидеть, что уже готово.
Что готово для первой вакансии?
Отметки не сохраняются. Главное — первые два пункта: когда резюме разбросаны по личным ящикам и об этапах не договорились, сначала наводят порядок в этом и только потом подключают агента.
Как начать, не превращая это в проект?
Мы бы начали с одной открытой вакансии и одного результата: карточка на каждого кандидата со ссылкой на резюме и с его этапом. На первый разговор приносят вашу таблицу кандидатов, без имён, и этапы, которые проходит кандидат от первого письма до подписи.
Прежде чем подключать агента к настоящим кандидатам, его проверяют на трудных случаях: письмо без названия вакансии, отсканированный файл, который трудно прочитать, кандидат, приславший резюме дважды. Нужный результат — «не уверен, проверьте», а не догадка. После недели-двух, когда карточки выходят правильными, добавляют согласование интервью, а затем обратную связь и приём сотрудников.
Тот, кто сегодня держит координатора на полставки только ради согласований и контроля или платит за это внешнему подрядчику, может передать эту работу агенту. Цена складывается из разовой оплаты за подключение, внешних сервисов и ежемесячного сопровождения, а точную цену вы получаете письменно до начала работы. Такие процессы мы настраиваем в рамках услуги автоматизация бизнеса с ИИ-агентом, и можно написать нам в WhatsApp и рассказать, какая вакансия открыта у вас сейчас. Что агент делает в других отделах, можно посмотреть в статье что ИИ-агент делает за обычный день.
Частые вопросы
Что такое ИИ-агент для HR?
ИИ-агент для HR — это компьютерный помощник, подключённый к ящику для резюме, календарям и таблице кандидатов и выполняющий работу вокруг решения: черновик вакансии, карточка на каждого кандидата, приглашение на интервью, напоминание об обратной связи и план первой недели нового сотрудника. Что ему можно читать и отправлять, определяется заранее, а решение по каждому кандидату остаётся за вами.
Может ли агент разобрать резюме и сказать мне, кто подходит?
Нет, и мы его так не настраиваем. Он собирает все резюме, отмечает дубли и готовит выжимку того, что написано в документе по каждому из ваших требований. Он не ставит оценок и не убирает из списка ни одного кандидата. Кого приглашать, решаете вы, после того как прочитали.
Нужно ли покупать новую систему подбора?
Нет. Начинают с почтового ящика, календаря и таблицы, которые уже есть. Если система подбора у вас есть, проверяют, что к ней можно подключить, а если нельзя, работают рядом с ней.
Можно ли использовать его и для действующих сотрудников, а не только для подбора?
Да. Он может отвечать сотрудникам на вопросы по регламентам компании, которые вы ему дали, напоминать вам о разговоре по итогам испытательного срока и вести чек-лист при увольнении сотрудника. Вопросы о зарплате и о трудовых правах переходят к вам.
Можно ли получать обновления в WhatsApp?
Да, в любом удобном вам канале: WhatsApp, Telegram или почта. Обратите внимание, что куда отправляется. Список интервью на завтра подходит для группы руководителей, а полные резюме лучше оставить по ссылке, которую может открыть только тот, кому это нужно.
