Lunes, 08:30 · ilustración ficticia
En el buzón de selección esperan 23 correos del fin de semana. Unos son currículums para el puesto de jefe de almacén, otros para el de agente de atención al cliente, y dos no dicen ni una palabra sobre a qué vacante se presentan. Un candidato pregunta si la entrevista de mañana es en la oficina o por Zoom. El director de operaciones todavía no escribió qué le pareció la candidata del jueves, y una empleada nueva empieza el miércoles sin ordenador.
Ninguna de esas cosas es una decisión de contratación. Todas se le pueden pasar a un agente de IA para recursos humanos.
En resumen
- Un agente de IA para recursos humanos es un asistente digital que recibe tus encargos por WhatsApp, por Telegram o por correo, y trabaja en el buzón de selección, las agendas y la tabla de candidatos que le hayas conectado.
- Escribe el borrador de la oferta de empleo a partir de las notas del responsable de la vacante, abre una ficha por cada candidato, muestra cada mañana quién espera qué y desde hace cuántos días, coordina entrevistas y le arma al empleado nuevo su primera semana, día por día.
- No puntúa a los candidatos ni descarta a nadie. Todos los currículums te llegan a ti, y a quién se invita, a quién se contrata y en qué condiciones lo decides solo tú.
- Se empieza con una vacante abierta, y se comprueba que las fichas son correctas antes de sumar más.
¿Qué hace en la práctica un agente de IA para recursos humanos?
Piensa en él como el coordinador de selección para el que nunca tuviste plaza. En una empresa de cincuenta empleados, quien selecciona suele ser también quien se ocupa de la nómina, del bienestar y de todo lo que hay en medio. El agente se queda con la parte de las coordinaciones y el seguimiento: quién envió su currículum, a quién se le fijó entrevista, qué responsable todavía no dio su respuesta.
Se le escribe como a un colega: "prepárame los candidatos de mañana". Él devuelve una lista con el enlace al currículum de cada uno, la hora de la entrevista y lo que quedó abierto de la conversación telefónica. Lo que lo distingue de un chat normal es que trabaja dentro de tus herramientas. Para quien este es su primer contacto con el tema, hay una explicación breve sobre qué es un agente de IA.
Un chat de IA normal
"Redáctame una citación para una entrevista"
- Recibes un texto bien escrito
- La agenda del responsable la miras tú
- El correo al candidato lo envías tú
- La tabla la actualizas tú
Un agente conectado a tus herramientas
"Coordina una segunda entrevista de Daniela con Javier"
- Mira cuándo están libres los dos
- Prepara la citación con la dirección y el nombre del entrevistador
- La envía después de que la apruebes
- Actualiza la agenda y la tabla
¿Cómo es un día de trabajo con un agente?
Elige una hora y mira qué se le envió al agente y qué devolvió. Es la ilustración de un día posible en una empresa de distribución de ochenta empleados, no el registro de una empresa ni de un candidato concreto.
08:30 · empieza la semana
¿Qué entró desde el viernes?
23 correos en el buzón de selección. 14 currículums para jefe de almacén, 5 para atención al cliente y 2 sin una vacante clara. Dos de los candidatos ya están en la tabla desde el mes pasado.
Hoy hay dos entrevistas, a las 11:00 y a las 14:30. Javier todavía no rellenó su valoración de la entrevista del jueves, y una candidata de atención al cliente espera tu respuesta desde hace ocho días.
✓ 19 fichas nuevas · ? 2 para que las asignes · ! Falta una valoración · ! Una candidata espera hace 8 días
Recuérdaselo a Javier, y ponme los 14 del almacén en una sola carpeta.
10:15 · se abre una vacante nueva
David necesita un carretillero (operador de montacargas) para el turno de tarde. Aquí va su mensaje de voz.
Preparé una oferta con lo que dijo David: turno de tarde, carné de carretilla elevadora, trabajo en almacén frigorífico. No dijo si hay transporte de empresa ni cuál es la jornada, así que no lo puse.
Hay tres versiones: completa para la página de vacantes del sitio, breve para el portal de empleo y un mensaje a los empleados sobre el programa de referidos.
3 borradores · 2 preguntas para David · Nada publicado
Pregúntale a David por el transporte. El mensaje a los empleados lo envío yo misma.
12:10 · un candidato pide cambiar la hora
El candidato de mañana a las 10:00 escribió que solo puede después de las 15:00. Mañana por la tarde Javier está en una reunión hasta las 16:00. Hay hueco en tu agenda y en la de Javier mañana a las 16:15 o el jueves a las 15:00.
Mensaje al candidato con las dos opciones · espera tu aprobación
Proponle el jueves.
16:00 · una empleada nueva el miércoles
¿Cómo vamos con la incorporación del miércoles?
El formulario de alta con sus datos fiscales y la copia del documento de identidad llegaron. La mentora está asignada y ya recibió el plan del primer día. La solicitud del ordenador y del usuario se envió el viernes, y todavía no hay confirmación de que estén listos.
✓ 4 de 6 tareas de incorporación · ! Ordenador y usuario esperan confirmación
Ilustración. Los nombres, los números y los detalles del ejemplo son ficticios.
Lo que se repite en las cuatro conversaciones: el agente reúne, redacta, coordina y recuerda, y tú decides.
¿Quién espera qué, y desde hace cuántos días? El panorama de cada mañana
Si tuviéramos que elegir un solo trabajo de todo el artículo, sería este. Cada mañana, o cuando escribes "¿quién está atascado?", el agente repasa la tabla de candidatos y muestra quién está en cada etapa, cuántos días lleva ahí y a quién está esperando.
Una candidata que hizo su entrevista hace ocho días y no supo nada más sube al principio de la lista. Para quien marcaste como "no continúa", el agente prepara un mensaje cortés a partir de tu texto, y sale después de que lo apruebes. Él no cambia por su cuenta el estado de un candidato a "no continúa", ni siquiera después de semanas sin novedades.
¿Qué procesos de selección se le pueden pasar al agente?
Seis procesos, desde la apertura de la vacante hasta la oferta. En cada tarjeta: qué activa al agente, qué hace y qué sigue en tus manos. Cuáles de ellos se pueden configurar en tu caso depende de los programas con los que trabajas, y se revisa en la primera conversación.
La oferta de empleo, a partir de las notas del responsable
- Lo activa: un mensaje de voz o tres líneas del responsable de la vacante: "hace falta un carretillero para el turno de tarde".
- Hace: escribe un borrador con el estilo de tus ofertas anteriores, marca lo que el responsable no dijo (jornada, horario, qué es requisito y qué es un plus) y prepara una versión para el sitio, otra para el portal de empleo y otra para las redes.
- En tus manos: el texto, los requisitos y la publicación.
El currículum se convierte en una ficha de candidato
- Lo activa: un correo nuevo en el buzón de selección.
- Hace: abre una ficha con el nombre, el teléfono, la vacante, el origen y un enlace al archivo original. Marca al candidato que ya está en la tabla y, si lo pediste, añade un resumen: qué dice el documento frente a los requisitos que escribiste, y qué no aparece en él.
- En tus manos: a quién se invita. No pone nota, no ordena por adecuación y no oculta a nadie.
Coordinación de la entrevista con las agendas
- Lo activa: marcaste a un candidato para el filtro telefónico, la entrevista técnica o una segunda entrevista.
- Hace: encuentra un hueco libre en tu agenda y en la del responsable, prepara la citación con la dirección o el enlace y el nombre del entrevistador, y propone alternativas cuando el candidato pide cambiar la hora. A "¿hay estacionamiento?" responde con la hoja de respuestas que aprobaste.
- En tus manos: la fecha y el texto. Las preguntas sobre sueldo y condiciones pasan a ti.
La valoración de los responsables después de la entrevista
- Lo activa: pasó un día desde la entrevista y el formulario de valoración está vacío.
- Hace: se lo recuerda al responsable y, antes de la reunión de selección, prepara una sola hoja: qué escribió cada entrevistador y en qué no coinciden. "Aclarar la experiencia en gestión de turnos" sigue siendo una pregunta abierta, y él no la traduce como "no tiene experiencia".
- En tus manos: la decisión sobre la etapa siguiente.
Programa de referidos
- Lo activa: un currículum que llegó a través de un empleado.
- Hace: anota en la ficha quién lo recomendó y cuándo, le avisa al empleado de que el archivo se recibió y te recuerda, según tu procedimiento, cuándo llega la fecha de la bonificación.
- En tus manos: el derecho a la bonificación y el importe. No le pasa ninguna instrucción a nómina.
Comprobación de referencias antes de la oferta
- Lo activa: pasaste a un candidato a la etapa "referencias".
- Hace: le pide al candidato nombres y teléfonos, coordina las llamadas en la agenda y prepara una hoja de preguntas a partir de los requisitos del puesto y de lo que quedó abierto en las entrevistas.
- En tus manos: la llamada en sí y lo que se concluye de ella. No busca información sobre el candidato en internet.
Una oferta aprobada también necesita un lugar. El agente sube al sitio una página para la vacante y la retira cuando se cierra, como en cualquier gestión de sitio y tienda con un agente de IA. Una página así, con el nombre del puesto y la ciudad en el título, se escribe de modo que quien busca "empleo de carretillero en Valencia" pueda llegar a ella, y eso ya es posicionamiento web con un agente de IA.
¿Qué pasa después de que el candidato firma?
El empleado llega el primer día y no hay ordenador. Pasa porque la incorporación es una lista de tareas pequeñas repartidas entre personas distintas, y nadie la tiene entera. El agente sí.
De la firma al final del periodo de prueba
- Tú avisasQuién fue contratado y cuál es la fecha de inicio
- Lista de incorporaciónOrdenador, usuarios, tarjeta de acceso, mentor y formularios. Una tarea sigue como "solicitud enviada" hasta que el encargado la confirma
- La primera semanaUn plan día por día: quién recibe al empleado en la entrada, cuándo son las formaciones, cuándo es la conversación de fin de semana
- Las fechas que vienen despuésUn recordatorio de la conversación de cierre del periodo de prueba, según lo habitual en tu empresa, del cumpleaños y del aniversario
El empleado recibe el plan antes de llegar, y el responsable y el mentor reciben su parte en la agenda. Cuando un empleado se va, la lista es la inversa: devolución del equipo, cierre de usuarios y traspaso de tareas. Los mensajes al empleado y los permisos que se piden para él salen con tu aprobación, y los documentos de nómina y el expediente personal no tienen por qué estar al alcance del agente en absoluto.
Cinco mitos sobre la IA en la selección de personal
Antes de decidir, conviene revisar cuáles de estas cosas estás dando por hechas.
Mito"La IA revisará los currículums y me dirá quién encaja"
En la prácticaNo ponemos en marcha un agente así. Reúne todos los currículums, marca los duplicados y prepara un resumen de lo que dice el documento frente a los requisitos que escribiste. A quién se invita lo decides tú, después de leer.
Mito"Entonces, ¿qué me quita, si sigo leyéndolo todo?"
En la prácticaLa lectura sigue contigo. Lo que pasa a él es la búsqueda en el buzón, el intercambio de "¿cuándo te viene bien?", ir detrás de las valoraciones de los responsables y el seguimiento de quién espera respuesta.
Mito"Los candidatos recibirán mensajes de un robot"
En la prácticaTú decides cómo se presenta. Recomendamos que escriba que es el asistente digital del equipo de selección, y que toda pregunta que no sea de coordinación pasará a una persona. En la mayoría de las empresas, los mensajes salen directamente de tu correo, después de que los apruebes.
Mito"Hace falta un sistema de selección para empezar"
En la prácticaUn buzón de correo, una agenda y una tabla en Google Sheets o en monday bastan para la primera tarea. Si tienes un sistema de selección, se revisa qué se le puede conectar.
Mito"Si el agente se equivoca, se perderá un candidato"
En la prácticaEl error habitual es de asignación: el currículum de un carretillero que entró en la vacante de jefe de almacén. La ficha está enlazada con el archivo original, el agente no quita a nadie de la lista, y en las primeras semanas ningún mensaje a un candidato sale sin que lo hayas visto.
Qué no se le da al agente: filtrado, descarte e información sensible
En la selección, los límites son más nítidos que en otras áreas, porque cada decisión toca el sustento de una persona.
El agente no filtra ni puntúa. No ponemos en marcha un proceso en el que un agente da una nota de adecuación, ordena a los candidatos de mejor a peor o manda a una parte de ellos a "no relevante". Una nota así oculta qué se evaluó y cómo, y eres tú quien tendrá que explicar la decisión.
No adivina cosas sobre las personas. Ni la edad, ni la situación familiar, ni el origen, ni la "seriedad" a partir de un nombre, una foto, una dirección o un hueco entre empleos. Se le define que resuma la experiencia, la formación y las capacitaciones que constan en el documento, y nada más allá de eso.
Las cuestiones legales se consultan con un abogado. Qué se le puede preguntar a un candidato, cuánto tiempo se conservan los currículums y qué se hace cuando un candidato pide que se borren sus datos son preguntas para el abogado que asesora a la empresa. No damos asesoramiento jurídico, y el agente no responde a preguntas así.
El agente lo prepara solo
- La ficha del candidato y el panorama diario
- La propuesta de fechas para la entrevista
- La hoja de valoraciones reunidas y la lista de incorporación
Espera tu aprobación
- La oferta de empleo, la citación y la respuesta al candidato
- El mensaje de "no continúa"
- Los mensajes al empleado nuevo y las solicitudes de permisos
No es cosa del agente
- Puntuar, filtrar y descartar candidatos
- El sueldo, las condiciones y el fin de la relación laboral
- Quejas, información médica y cuestiones legales
El agente trabaja desde un ordenador aparte en la nube que solo usa tu empresa, con un usuario propio, un permiso limitado y un registro de cada acción relevante que hizo. Cómo se limita el acceso lo explica el artículo sobre permisos y aprobaciones para un agente de IA.
¿Qué más hace el agente por el departamento de recursos humanos?
La selección es solo una parte de lo que tienes sobre la mesa. El mismo agente hace también estos siete trabajos, y cada uno tiene en nuestro sitio una página con un ejemplo completo.
Agente IAde recursos humanos
- Asistente personal: tu agenda y tu correo
- Posicionamiento en Google: una página por cada vacante abierta
- Gestión del sitio: la página de vacantes, siempre al día
- Redes sociales: la oferta de empleo para LinkedIn
- Atención y respuestas: a candidatos y a empleados
- Publicidad de pago: el anuncio de la oferta, con tu aprobación
- Sistemas y automatizaciones: formularios y listas de incorporación
Dos ejemplos de tu semana: un asistente personal de IA para tu negocio reúne por la mañana los correos que esperan respuesta y propone otra hora para una reunión que choca con una entrevista, y la gestión de redes sociales con un agente de IA convierte una oferta aprobada en una publicación de empleo, que sale después de que la hayas visto.
¿Conviene empezar en tu empresa?
Si contratas a una o dos personas al año, no conectaríamos un agente para la selección. Una tabla ordenada será suficiente. Si tienes tres vacantes abiertas a la vez y descubres el viernes a un candidato que espera respuesta desde el lunes, ya tienes una primera tarea. La lista de comprobación ayuda a ver qué está ya preparado.
¿Qué está listo para la primera vacante?
Las marcas no se guardan. Los dos primeros puntos son lo esencial: cuando los currículums están repartidos entre buzones personales y no hay acuerdo sobre las etapas, primero se ordena eso y solo entonces se conecta un agente.
¿Cómo se empieza sin convertirlo en un proyecto?
Nosotros empezaríamos con una vacante abierta y un solo resultado: una ficha por cada candidato, con el enlace a su currículum y con su etapa. A la primera conversación se lleva tu tabla de candidatos, sin nombres, y las etapas por las que pasa un candidato desde el primer correo hasta la firma.
Antes de conectar al agente con candidatos reales, lo probamos con los casos difíciles: un correo sin el nombre de la vacante, un archivo escaneado difícil de leer, un candidato que envió dos veces. El resultado que se busca es "no estoy seguro, revísalo" y no una conjetura. Después de una o dos semanas en las que las fichas salen correctas, se suma la coordinación de entrevistas y, más adelante, las valoraciones y la incorporación.
Quien hoy tiene a una coordinadora a media jornada solo para las coordinaciones y el seguimiento, o le paga por eso a un tercero, puede pasarle ese trabajo al agente. El precio se compone de un pago único por la conexión, servicios externos y un acompañamiento mensual, y el precio exacto lo recibes por escrito antes de empezar. Ponemos en marcha procesos así dentro de la automatización para empresas con un agente de IA, y puedes escribirnos por WhatsApp y contarnos qué vacante tienes abierta ahora. Qué hace un agente en otros departamentos se puede ver en el artículo qué hace un agente de IA en un día normal.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un agente de IA para recursos humanos?
Un agente de IA para recursos humanos es un asistente digital conectado al buzón de selección, a las agendas y a la tabla de candidatos, que hace el trabajo que rodea a la decisión: el borrador de la oferta de empleo, una ficha por cada candidato, la citación a la entrevista, el recordatorio de la valoración y el plan de la primera semana de un empleado nuevo. Qué puede leer y enviar se define de antemano, y la decisión sobre cada candidato sigue en tus manos.
¿Puede el agente filtrar currículums y decirme quién encaja?
No, y no lo ponemos en marcha así. Reúne todos los currículums, marca los duplicados y prepara un resumen de lo que dice el documento frente a los requisitos que escribiste. No pone nota ni quita a ningún candidato de la lista. A quién se invita lo decides tú, después de leer.
¿Hay que comprar un sistema de selección nuevo?
No. Se empieza con el buzón de correo, la agenda y la tabla que ya existen. Si tienes un sistema de selección, se revisa qué se le puede conectar, y si no se puede, se trabaja junto a él.
¿Se puede usar también con los empleados actuales, no solo para seleccionar?
Sí. Puede responder a los empleados preguntas a partir de los procedimientos de la empresa que le diste, recordarte la conversación de cierre de un periodo de prueba y llevar la lista de salida cuando un empleado se va. Las preguntas sobre sueldo y derechos pasan a ti.
¿Se pueden recibir las novedades por WhatsApp?
Sí, por el canal que te resulte cómodo: WhatsApp, Telegram o correo. Presta atención a qué se envía adónde. La lista de entrevistas de mañana es adecuada para un grupo de responsables, y los currículums completos conviene que se queden en un enlace que solo pueda abrir quien lo necesita.
