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Sistemas y automatización

Automatización para empresas con un agente de IA

Automatización para empresas: un asistente digital prepara respuestas, presupuestos, facturas y recordatorios. Nada le llega al cliente sin tu aprobación.

  • Abre una ficha por cada consulta nueva, en la lista de clientes que ya tienes
  • Presupuestos, facturas y recordatorios te llegan listos por WhatsApp
  • Ningún presupuesto ni mensaje le llega al cliente sin tu aprobación, hasta que decidas otra cosa

El agente lo conecta y lo acompaña Shahaf Platin, de Platin Digital, que pone en marcha agentes de IA para negocios después de 12 años en sitios web y marketing.

  1. Tu petición: Cada consulta nueva del sitio: abre una ficha de cliente, prepara un presupuesto y envíamelo para aprobarlo.
  2. Ficha de cliente abierta, presupuesto listo
  3. El presupuesto está listo. ¿Te lo envío para que lo apruebes?
Ilustración: así se ve, de tu petición a tu aprobación

Lunes, 21:40

Consulta nueva desde el sitio: "200 camisetas con logo"

Mañana por la mañana, si nadie se olvida

  1. Alguien del equipo copia la consulta en la lista de clientes
  2. Busca los precios en la lista de precios
  3. Prepara el presupuesto
  4. Se lo envía al cliente
  5. Y hay que acordarse de volver a escribirle el viernes

Esa misma noche, 21:41

  1. El cliente ya tiene su ficha en la lista de clientes
  2. El presupuesto y la respuesta al cliente te esperan en WhatsApp, con un botón "Enviar"
  3. ¿El cliente no dejó teléfono? El agente le pide el número en la respuesta y te avisa de que falta
  4. ¿Sigue sin contestar el jueves? Te lo recuerda

Así es la automatización para pequeñas empresas con un agente de IA: el trabajo de oficina que se repite cada día ya está preparado y solo espera tu aprobación.

En resumen

Qué es un agente de IA

Un programa que trabaja para ti como un ayudante de oficina. Le escribes por WhatsApp qué hacer y lo hace en el correo, en las hojas de cálculo, en la lista de clientes (CRM) y en el programa de facturación que ya tienes.

Qué trabajo asume

Abre una ficha por cada consulta nueva, prepara presupuestos y facturas, y prepara recordatorios para quien no ha pagado. Trabajo que hoy alguien del equipo hace a mano.

Qué sigue en tus manos

Todo lo que va al cliente o cuesta dinero te llega primero a ti para que lo apruebes. Y ves una lista de todo lo que hizo.

Cómo se empieza

Por una sola tarea. En la prueba con trabajo real tuyo él solo prepara, y tú revisas. Cuando estás conforme, se añade la siguiente tarea.

Qué trabajo hace en tu lugar

Seis ejemplos de trabajo que los negocios le pasan. Se lo explicas una vez y lo hace cada vez que toca.

Consultas nuevas

Se lo escribes por WhatsApp, una sola vez

"Cada consulta nueva del sitio, de WhatsApp o del correo: abre una ficha de cliente y prepara una primera respuesta"

Desde entonces, cada vez
  • Comprueba si el cliente ya está en la lista de clientes
  • Le abre una ficha, o añade la consulta a la ficha que ya tiene
  • Prepara una primera respuesta y te la envía para que la apruebes
  • Te recuerda que tienes que volver a escribirle

Presupuestos

Se lo escribes por WhatsApp, una sola vez

"Prepara un presupuesto con nuestra lista de precios y envíamelo antes de que salga"

Desde entonces, cada vez
  • Busca en la lista de precios lo que pidió el cliente
  • Marca lo que no tiene precio
  • Te envía el presupuesto para que lo apruebes

Pedidos a proveedores

Se lo escribes por WhatsApp, una sola vez

"Cuando se cierre un trabajo, prepara el pedido al proveedor con lo que haga falta"

Desde entonces, cada vez
  • Lee en el presupuesto aceptado qué hay que pedir
  • Prepara el pedido al proveedor, a partir del último que le hiciste
  • Te lo envía para que lo apruebes

Facturas y cobros

Se lo escribes por WhatsApp, una sola vez

"Después de cada trabajo entregado, prepara la factura y dime quién no ha pagado a los 30 días"

Desde entonces, cada vez
  • Prepara la factura en tu programa de facturación, y tú la apruebas
  • Te envía la lista de quienes todavía no han pagado
  • Prepara un recordatorio para cada uno, que sale cuando lo apruebas

Resumen semanal

Se lo escribes por WhatsApp, una sola vez

"Cada lunes por la mañana: cuántas consultas entraron, cuántos presupuestos salieron y qué se cerró"

Desde entonces, cada vez
  • Reúne los números de tus programas
  • Te envía un resumen corto, con lo que cambió respecto a la semana anterior

Herramientas para el equipo

Se lo escribes por WhatsApp, una sola vez

"Haznos una calculadora de presupuestos para el equipo"

Desde entonces, cada vez
  • Crea una vez una página sencilla que se abre en el teléfono: escribes la cantidad y te da el precio
  • La conecta a la lista de precios y a la lista de clientes
  • La actualiza cuando algo cambia en tu negocio

También puede crear lo que te falta, por ejemplo un tablero de tareas para el equipo o un informe que ningún programa te da.

Una consulta, del formulario al presupuesto

El ejemplo del principio de la página, paso a paso. Supongamos que tienes una imprenta y que le pediste al agente una sola vez: "Cada consulta nueva del sitio: abre una ficha de cliente, prepara un presupuesto y envíamelo para aprobarlo".

  1. Llega la consulta

    Un cliente rellena el formulario del sitio y escribe: "200 camisetas con logo, para fin de mes". Dejó su correo, pero no su teléfono. El agente lee la consulta en cuanto se envía.

  2. Ficha de cliente

    Comprueba si el cliente ya está en la lista de clientes. No está, así que el agente le abre una ficha nueva y anota en ella lo que pidió.

  3. Presupuesto

    Busca en tu lista de precios las camisetas y la impresión del logo, y calcula el precio de 200 unidades. El cliente no dijo cuántos colores tiene el logo, así que calcula con un color y lo indica en el presupuesto.

  4. Te llega para que lo apruebes

    Recibes por WhatsApp el presupuesto y el mensaje para el cliente, en el que el agente le pide un teléfono y el archivo del logo. También te recuerda que el cliente necesita las camisetas para fin de mes. Dos botones: enviar o corregir. ¿Corregiste algo? Lo recuerda para la próxima vez.

  5. Envío y recordatorio

    Lo apruebas y el presupuesto se envía al cliente. En su ficha queda anotado que se envió. ¿Pasan tres días sin respuesta? Recibes un recordatorio, con un mensaje de seguimiento que espera tu aprobación.

Si pasan unas semanas sin que corrijas nada, puedes decidir que los presupuestos pequeños salgan sin preguntarte. La decisión es tuya y la puedes cambiar en cualquier momento.

Qué pasa cuando algo no sale según lo previsto

Una automatización normal, de las que pasan datos de un programa a otro, hace solo lo que se le definió de antemano. Cuando pasa otra cosa, se detiene o sigue adelante con el error. El agente entiende qué querías conseguir y busca la manera, o te pregunta. Cinco casos que ocurren en cualquier negocio:

El cliente escribió lo que quería en el campo de comentarios

Automatización normalEl presupuesto sale vacío

Agente de IAEncuentra el pedido en los comentarios y prepara el presupuesto

El mismo cliente escribió dos veces, una por el sitio y otra por correo

Automatización normalAparece dos veces en la lista de clientes

Agente de IAReconoce que es el mismo cliente y añade la consulta a la ficha que ya tiene

El cliente pidió algo que no está en la lista de precios

Automatización normalSe detiene, o se salta ese artículo sin avisar

Agente de IAPrepara el presupuesto sin ese artículo y te pregunta cuánto cuesta

Cambiaste el formulario del sitio

Automatización normalDeja de funcionar hasta que alguien la arregla

Agente de IALee el formulario nuevo, sigue trabajando y te avisa de que cambió

El programa de facturación no funciona en este momento

Automatización normalLa factura no se prepara y nadie se entera

Agente de IALo intenta de nuevo más tarde y, si el fallo continúa, te escribe

Para que no haya sorpresas, solo puede tocar lo que le definimos, y hay una lista escrita de lo que hace únicamente después de tu aprobación. Cuándo basta una automatización normal y cuándo hace falta un agente lo explicamos en la guía Automatización para empresas: tren, estación de clasificación o taxi.

¿Tu trabajo es adecuado para un agente?

Seis preguntas cortas sobre un trabajo que se repite en tu negocio. La respuesta aparece al momento y no tienes que dejar tus datos.

¿Qué trabajo se repite en tu negocio? Puedes marcar varias
¿Cada cuánto se repite? ¿Marcaste varias? Responde por la más frecuente
¿Cuántos programas tocas para hacerlo? El correo, WhatsApp y Excel cuentan
¿Se hace siempre igual?
Al terminar el trabajo, ¿qué se envía a alguien de fuera? Puedes marcar varias
Los programas con los que se hace ese trabajo:

Responde todas las preguntas para ver el resultado.

Qué hace solo y qué te llega para aprobar

Tú decides qué cosas hará sin preguntar. El dinero siempre se queda contigo.

Solo

  • Lee formularios, correos y documentos
  • Abre y actualiza fichas de cliente y hojas de cálculo
  • Prepara presupuestos, pedidos y mensajes, y te los envía
  • Da al cliente una primera respuesta con un texto fijo, si decidiste que salga sin preguntar
  • Te envía resúmenes y recordatorios
  • Anota todo lo que hizo

Prepara y pregunta

  • Cualquier otro mensaje al cliente, y cada presupuesto, hasta que decidas otra cosa
  • Emitir una factura
  • Un pedido a un proveedor
  • Un cambio en la forma de hacer el trabajo
  • Todo lo que cuesta dinero

No tiene acceso

  • Contraseñas y datos de tarjetas
  • Mover dinero
  • Borrar algo que no se puede recuperar
  • Añadir o quitar usuarios en tus programas
  • Todo lo que no pediste conectar, por ejemplo la cuenta del banco o tu correo personal

La aprobación te llega donde te resulte cómodo: WhatsApp, Telegram o correo. Un solo mensaje, con lo que preparó y lo que pide hacer. Nuestra regla práctica para lo que puede salir solo, una vez que lo decidas: un mensaje con texto fijo, como "Recibido, te respondemos pronto", y un precio que figura en tu lista de precios. Un presupuesto, un precio especial o un compromiso te llegan primero a ti, mientras no decidas otra cosa. Cómo se protege la información del negocio lo explicamos en el artículo Seguridad de un agente de IA.

Con qué programas trabaja

Trabaja en los programas que ya tienes. No hace falta cambiar por él tu programa de facturación ni tu lista de clientes. Estos son ejemplos de programas que conectamos. ¿No ves el tuyo? Escríbenos su nombre y lo revisamos.

Correo y calendario

  • Gmail
  • Google Calendar
  • Outlook

Hojas de cálculo y archivos

  • Google Sheets
  • Google Drive
  • Excel y Word (Microsoft 365)

Clientes y tareas

  • monday.com
  • Trello

Facturas

  • Tu programa de facturación

Sitio y tienda

  • WordPress
  • WooCommerce
  • Elementor
  • Shopify

Mensajes

  • WhatsApp
  • Telegram

Lo conectamos mediante la conexión oficial de cada programa, es decir, la vía que el propio programa ofrece para conectarle otros. Ahí tiene su propio usuario y solo puede hacer lo que el trabajo necesita. No todos los programas permiten todas las acciones, y por eso lo revisamos en la primera conversación, antes de comprometernos. Cuando un programa no tiene conexión oficial, a veces hay otro camino, por ejemplo un archivo que genera cada día o un correo que envía solo. Si no hay un camino seguro, te lo decimos.

Cómo se empieza: de la primera conversación a verlo trabajar

Cinco pasos, una tarea cada vez.

  1. Primera conversación

    Aquí te necesitamos

    Repasamos juntos el trabajo que se repite cada semana en tu negocio y elegimos una tarea para empezar. No tiene que ser la más grande: mejor una en la que un error no llegue directo al cliente. En esa misma conversación comprobamos que tus programas lo permiten.

  2. Conexión

    Conectamos el agente a tus programas. En cada uno tiene su propio usuario, así se ve qué hizo él y se le puede desconectar sin tocar a nadie del equipo. El agente trabaja desde un ordenador aparte en la nube.

  3. Prueba con trabajo real

    Aquí te necesitamos

    Recibe consultas, pedidos o documentos reales tuyos de las últimas semanas y prepara lo que habría preparado. No se envía nada. Tú lo comparas con lo que hiciste en su momento y le escribes qué corregir.

  4. Empieza a trabajar

    Aquí te necesitamos

    Cuando casi todo lo que prepara te parece bien sin correcciones, empieza a trabajar con las consultas nuevas, según lo acordado: qué hace solo y qué te llega para aprobar.

  5. Acompañamiento

    Revisamos con regularidad qué hizo y dónde se atascó, lo arreglamos cuando uno de tus programas cambia, y añadimos la siguiente tarea solo cuando la anterior va sin problemas.

Las primeras semanas todo sigue pasando por ti, aunque la tarea ya funcione. Cuánto lleva cada paso está en las preguntas frecuentes, más abajo. Qué conviene tener preparado lo contamos en la guía Cómo crear un agente de IA para tu negocio.

Un empleado de oficina, un freelance o un agente de IA

Tres formas de quitarte de encima el trabajo de oficina que se repite cada día:

Un empleado o empleada de oficina

Jornada completa o parcial

Cuando hay una tarea nueva
Se le explica una vez
Cuando pasa algo imprevisto
Decide por su cuenta o te pregunta
Cuándo se hace el trabajo
En horario de trabajo
Quién se ocupa de que siga funcionando
Tú
Copiar de un programa a otro
A mano
Qué se paga
Un sueldo mensual

Un freelance que conecta programas

Un proyecto por cada necesidad

Cuando hay una tarea nueva
Proyecto nuevo y presupuesto nuevo
Cuando pasa algo imprevisto
La conexión se para hasta que la arreglan
Cuándo se hace el trabajo
Todo el tiempo, hasta que algo se rompe
Quién se ocupa de que siga funcionando
El freelance, cuando tiene tiempo
Copiar de un programa a otro
Solo lo que se montó de antemano
Qué se paga
Un pago por proyecto

Un agente de IA

Lo conectamos y lo acompañamos

Cuando hay una tarea nueva
Le escribes un mensaje
Cuando pasa algo imprevisto
Completa lo que falta o te pregunta
Cuándo se hace el trabajo
Todo el tiempo, también de noche
Quién se ocupa de que siga funcionando
Nosotros, dentro del acompañamiento
Copiar de un programa a otro
Lo hace él, en cada programa conectado
Qué se paga
Conexión única y cuota mensual

En la práctica, un agente así puede sustituir al freelance que monta conexiones, y a veces una parte de un puesto de oficina: copiar consultas, preparar presupuestos y recordatorios. De noche también se limita a preparar: lo que va al cliente espera tu aprobación. ¿Pensaste en montar tú la automatización? Comparamos los dos caminos en el artículo Hacerlo tú mismo o un agente de IA.

Cuándo no es para ti

Cuatro situaciones en las que es mejor no empezar:

Hay poco trabajo que se repita

Si te lleva una o dos horas al mes, la conexión no se va a amortizar.

No hay forma de conectarse a tu programa

Un programa instalado solo en un ordenador de la oficina, sin conexión oficial, que no genera un archivo ni envía un correo, no le deja al agente ninguna vía para trabajar en él.

Cuesta decir qué es un trabajo bien hecho

Si no se puede explicar cómo es un presupuesto correcto en tu negocio, no se puede comprobar el trabajo del agente. Tampoco el de un empleado nuevo.

Esperas que decida solo sobre el dinero

Los pagos, las devoluciones y los movimientos de dinero se quedan contigo. Él prepara, y tú apruebas y pagas.

Preguntas frecuentes

¿Hay que cambiar de programas para trabajar con un agente?

No. Trabaja en la lista de clientes, el programa de facturación, la tienda y el correo que ya tienes. En la primera conversación comprobamos que cada programa le permite hacer lo que el trabajo necesita.

Ya tenemos automatizaciones. ¿Qué pasa con ellas?

Lo que funciona sigue funcionando, y no lo tocamos. Se empieza por un trabajo que todavía haces a mano. Si una automatización que ya tienes se atasca a menudo, también se le puede pasar al agente.

¿Qué pasa si el agente se equivoca?

En la prueba con trabajo real tuyo él solo prepara, y tú lo ves todo antes de que salga nada. Después también: lo que va al cliente o cuesta dinero te llega primero a ti. Cuando aparece un error, corregimos lo que lo causó para que no se repita. Y hay una lista de todo lo que hizo, así que siempre se puede ver qué pasó.

¿Dónde se guarda la información del negocio y quién la ve?

Tu información se guarda en un ordenador aparte en la nube que solo usa tu negocio, y no se mezcla con la de otros negocios. Una parte pasa por la empresa que proporciona la IA, porque sin eso el agente no puede leer ni escribir. Antes de conectar acordamos contigo qué puede hacer esa empresa con la información. Y puedes desconectar al agente en cualquier momento.

¿Cuánto tarda en empezar a trabajar?

Una primera tarea sencilla, en uno o dos programas conocidos, puede empezar a funcionar a los tres días de la conexión, con todo lo que prepara todavía pasando por tu aprobación. Varias tareas juntas, incluida la prueba con trabajo real tuyo, llevan entre uno y dos meses.

¿Cuánto cuesta la automatización con un agente de IA?

Se paga una vez por la conexión y después una cuota mensual por el acompañamiento. Aparte hay un pago mensual por el uso de la IA, que figura en la propuesta que recibes. El precio exacto lo tendrás por escrito antes de empezar. Cómo compararlo con las horas de trabajo de hoy lo contamos en el artículo Cuánto cuesta un agente de IA para un negocio.

¿Cómo se le da una tarea nueva?

Le escribes un mensaje, donde te resulte cómodo: WhatsApp, Telegram o correo. Una tarea puntual la hace enseguida, y lo que va al cliente sigue esperando tu aprobación. Una tarea fija nueva pasa antes por la prueba con trabajo real tuyo, igual que la primera.

¿Puede crearnos un programa nuevo?

Sí, cuando es una herramienta para el equipo y no un producto para clientes: una calculadora de presupuestos, un tablero de tareas, un formulario interno o un informe que ningún programa te da. La herramienta queda conectada a tu lista de precios y a tu lista de clientes, y el agente la actualiza cuando algo cambia.

¿Qué trabajo te quitarías de encima primero?

Escríbenos por WhatsApp qué te quita más tiempo en la oficina. Te diremos si un agente puede asumirlo y qué seguiría en tus manos. Sin compromiso.

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Shahaf Platin

Quién configura tu agenteShahaf Platin crea y acompaña agentes de IA para empresas en Platin Digital, con 12 años de experiencia en sitios web, marketing y digital. Platin Digital es OpenAI Select Partner.

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