Platin Digitalplatin‏digital‏.
العربية
تواصل معنا

الأنظمة والأتمتة

أتمتة الأعمال بوكيل ذكاء اصطناعي

أتمتة الأعمال: مساعد رقمي يجهّز الردود على الاستفسارات الجديدة وعروض الأسعار والفواتير والتذكيرات بدل أحد أفراد الفريق. لا يخرج شيء للعميل دون موافقتك.

  • يفتح ملفًا لكل استفسار جديد، في قائمة العملاء التي لديك أصلًا
  • عروض الأسعار والفواتير والتذكيرات تصلك جاهزة على WhatsApp‏
  • لا يخرج عرض ولا رسالة إلى العميل دون موافقتك، إلى أن تقرّر غير ذلك

شاحف بلاتين من Platin Digital‏ هو من يجهّز لك الوكيل ويتابعه معك. يبني وكلاء ذكاء اصطناعي للأعمال، بعد 12 عامًا في المواقع والتسويق.

  1. الطلب: كل استفسار جديد من الموقع: افتح ملف عميل، وجهّز عرض سعر، وأرسله لي للموافقة.
  2. فُتح ملف عميل، والعرض جاهز
  3. عرض السعر جاهز. هل أرسله؟
توضيح: هكذا يبدو الأمر، من الطلب إلى موافقتك

الأحد، 21:40

استفسار جديد من الموقع: "200 تيشيرت مع شعار"

غدًا صباحًا، إن لم ينسَ أحد

  1. أحد أفراد الفريق يُدخل الاستفسار في قائمة العملاء
  2. يبحث عن الأسعار في قائمة الأسعار
  3. يجهّز عرض السعر
  4. يرسله إلى العميل
  5. وعليه أن يتذكّر متابعة العميل يوم الخميس

في المساء نفسه، 21:41

  1. فُتح للعميل ملف في قائمة العملاء
  2. عرض السعر والرد على العميل ينتظرانك على WhatsApp‏، مع زر "إرسال"
  3. العميل لم يترك رقم هاتف؟ يضيف الوكيل إلى الرد طلبًا للرقم، ويخبرك أنه ناقص
  4. لا رد حتى يوم الأربعاء؟ يذكّرك

هكذا تبدو أتمتة الأعمال الصغيرة بوكيل ذكاء اصطناعي: عمل المكتب الذي يتكرر كل يوم يصلك جاهزًا، ولا ينتظر إلا موافقتك.

باختصار

ما هو وكيل الذكاء الاصطناعي

برنامج يعمل لديك مثل مساعد في المكتب. تكتب له على WhatsApp‏ ما تريد، فينفّذه في البريد والجداول وقائمة العملاء (CRM‏) وبرنامج الفواتير التي لديك أصلًا.

أي عمل يتولاه

يفتح ملفًا لكل استفسار جديد، ويجهّز عروض الأسعار والفواتير، ويجهّز تذكيرات لمن لم يدفع. عمل يقوم به اليوم أحد أفراد الفريق يدويًا.

ما يبقى بيدك

كل ما يخرج إلى العميل أو يكلّف مالًا يصلك أولًا للموافقة. وترى قائمة بكل ما فعله.

كيف نبدأ

بمهمة واحدة. في تجربة على عمل حقيقي من عندك يكتفي بالتجهيز، وأنت تراجع. وحين ترضى عن النتيجة نضيف المهمة التالية.

أي عمل ينجزه بدلًا منك

ستة أمثلة على أعمال يسلّمها أصحاب الأعمال للوكيل. تشرحها له مرة واحدة، فينفّذها في كل مرة.

الاستفسارات الجديدة

تكتب له على WhatsApp‏، مرة واحدة

"كل استفسار جديد من الموقع أو WhatsApp‏ أو البريد: افتح ملف عميل وجهّز ردًا أوليًا"

ومن بعدها، في كل مرة
  • يتحقق هل العميل موجود في قائمة العملاء
  • يفتح له ملف عميل، أو يضيف الاستفسار إلى ملفه الموجود
  • يجهّز ردًا أوليًا ويرسله إليك للموافقة
  • يذكّرك بمتابعة العميل

عروض الأسعار

تكتب له على WhatsApp‏، مرة واحدة

"جهّز عرض سعر حسب قائمة أسعارنا، وأرسله لي قبل أن يخرج"

ومن بعدها، في كل مرة
  • يجد في قائمة الأسعار ما طلبه العميل
  • يضع علامة على ما ليس له سعر
  • يرسل إليك العرض للموافقة

طلبات الشراء من المورّدين

تكتب له على WhatsApp‏، مرة واحدة

"حين نتفق مع عميل على عمل، جهّز طلب شراء من المورّد بما يلزم له"

ومن بعدها، في كل مرة
  • يقرأ في العرض الذي وافق عليه العميل ما يجب طلبه
  • يجهّز طلب الشراء من المورّد، على غرار الطلب السابق منه
  • يرسله إليك للموافقة

الفواتير والتحصيل

تكتب له على WhatsApp‏، مرة واحدة

"بعد كل عمل سُلّم للعميل جهّز فاتورة، وأخبرني من لم يدفع بعد 30 يومًا"

ومن بعدها، في كل مرة
  • يجهّز الفاتورة في برنامج الفواتير لديك، وأنت توافق
  • يرسل إليك قائمة بمن لم يدفع بعد
  • يجهّز لكل واحد منهم تذكيرًا، يخرج بعد موافقتك

ملخص أسبوعي

تكتب له على WhatsApp‏، مرة واحدة

"كل يوم أحد صباحًا: كم استفسارًا وصل، وكم عرضًا خرج، وما الذي تم الاتفاق عليه"

ومن بعدها، في كل مرة
  • يجمع الأرقام من برامجك
  • يرسل إليك ملخصًا قصيرًا، مع ما تغيّر عن الأسبوع الماضي

أدوات للفريق

تكتب له على WhatsApp‏، مرة واحدة

"ابنِ لنا حاسبة عروض أسعار للفريق"

ومن بعدها، في كل مرة
  • يبني مرة واحدة صفحة بسيطة تُفتح من الهاتف: تُدخل الكمية فتحصل على السعر
  • يربطها بقائمة الأسعار وبقائمة العملاء
  • يحدّثها حين يتغيّر شيء عندك

ويستطيع أيضًا أن يبني ما ينقصك، مثل لوحة مهام للفريق أو تقرير لا يُخرجه أي برنامج.

استفسار واحد، من النموذج إلى عرض السعر

المثال الذي بدأنا به الصفحة، خطوة بخطوة. لنفترض أن لديك مطبعة، وطلبت من الوكيل مرة واحدة: "كل استفسار جديد من الموقع: افتح ملف عميل، وجهّز عرض سعر، وأرسله لي للموافقة".

  1. يصل الاستفسار

    عميل يملأ نموذج الموقع ويكتب: "200 تيشيرت مع شعار، قبل نهاية الشهر". ترك بريده الإلكتروني ولم يترك رقم هاتف. يقرأ الوكيل الاستفسار لحظة إرساله.

  2. ملف العميل

    يتحقق هل العميل موجود في قائمة العملاء. ليس موجودًا، فيفتح له ملف عميل جديدًا ويسجّل فيه الطلب.

  3. عرض السعر

    يجد في قائمة أسعارك التيشيرتات وطباعة الشعار، ويحسب السعر لـ200 قطعة. العميل لم يذكر عدد ألوان الشعار، فيحسب على أساس لون واحد، ويكتب ذلك في العرض.

  4. يصلك للموافقة

    يصلك على WhatsApp‏ العرض والرسالة الموجّهة إلى العميل، وفيها يطلب الوكيل رقم الهاتف وملف الشعار. ويذكّرك بأن العميل يحتاج التيشيرتات قبل نهاية الشهر. زرّان: إرسال أو تعديل. عدّلت شيئًا؟ يتذكّر التعديل في المرة القادمة.

  5. الإرسال والتذكير

    وافقتَ، فيخرج العرض إلى العميل. ويُسجَّل في ملفه أنه أُرسل. لا رد بعد ثلاثة أيام؟ يصلك تذكير، ومعه رسالة متابعة تنتظر موافقتك.

بعد بضعة أسابيع لم تعدّل فيها شيئًا، يمكنك أن تقرّر أن تخرج عروض الأسعار الصغيرة دون الرجوع إليك. القرار قرارك، وتستطيع تغييره في أي وقت.

ماذا يحدث حين لا تسير الأمور كالمعتاد

الأتمتة العادية، التي تنقل البيانات من برنامج إلى آخر، تفعل فقط ما حُدّد لها مسبقًا. وحين يحدث شيء مختلف تتوقف، أو تكمل بخطأ. أما الوكيل فيفهم ما كنت تريد الوصول إليه، فيجد طريقًا أو يسألك. خمس حالات تحدث في كل نشاط تجاري:

كتب العميل طلبه في خانة الملاحظات

الأتمتة العاديةيخرج عرض السعر فارغًا

وكيل الذكاء الاصطناعييجد الطلب في الملاحظات ويجهّز العرض

العميل نفسه راسلك مرتين، مرة من الموقع ومرة بالبريد

الأتمتة العاديةيظهر مرتين في قائمة العملاء

وكيل الذكاء الاصطناعييعرف أنه العميل نفسه، ويضيف الاستفسار إلى ملفه الموجود

طلب العميل شيئًا ليس في قائمة الأسعار

الأتمتة العاديةتتوقف، أو تتخطّى البند دون أن تخبر أحدًا

وكيل الذكاء الاصطناعييجهّز العرض من دون البند، ويسألك عن سعره

غيّرتَ نموذج الموقع

الأتمتة العاديةتتوقف عن العمل إلى أن يصلحها أحد

وكيل الذكاء الاصطناعييقرأ النموذج الجديد، ويواصل العمل، ويخبرك أن النموذج تغيّر

برنامج الفواتير متعطّل الآن

الأتمتة العاديةالفاتورة لم تُجهَّز، ولا أحد يعلم

وكيل الذكاء الاصطناعييحاول مجددًا بعد قليل، وإن استمر العطل يكتب لك

حتى لا تكون هناك مفاجآت، لا يستطيع الوكيل أن يمسّ إلا ما حدّدناه له، وهناك قائمة مكتوبة بما لا يفعله إلا بعد موافقتك. متى تكفي الأتمتة العادية ومتى تحتاج إلى وكيل؟ شرحنا ذلك في دليل أتمتة الأعمال: قطار أم غرفة فرز أم سيارة أجرة.

هل عملك المتكرر مناسب للوكيل؟

ستة أسئلة قصيرة عن عمل يتكرر عندك. تظهر النتيجة فورًا، ولا حاجة إلى ترك بياناتك.

ما العمل الذي يتكرر عندك؟ يمكنك اختيار أكثر من واحد
كم مرة يتكرر؟ اخترت أكثر من عمل؟ أجب عن الأكثر تكرارًا
كم برنامجًا تفتح لإنجازه؟ البريد وWhatsApp وExcel تُحسب أيضًا
هل يسير دائمًا بالطريقة نفسها؟
ما الذي يخرج من عندك في نهاية العمل؟ يمكنك اختيار أكثر من واحد
البرامج التي يُنجَز فيها العمل:

أجب عن كل الأسئلة لترى النتيجة.

ما يفعله وحده وما يصلك للموافقة

أنت تقرّر ما الذي يفعله دون أن يسألك. المال يبقى بيدك دائمًا.

وحده

  • يقرأ النماذج والرسائل والمستندات
  • يفتح ملفات العملاء والجداول ويحدّثها
  • يجهّز عروض الأسعار وطلبات الشراء والرسائل، ويرسلها إليك
  • يردّ على العميل ردًا أوليًا بنص ثابت، إن قرّرتَ أن يخرج دون سؤالك
  • يرسل إليك الملخصات والتذكيرات
  • يسجّل كل ما فعله

يجهّز ويسأل

  • أي رسالة أخرى إلى العميل، وكل عرض سعر، إلى أن تقرّر غير ذلك
  • إصدار فاتورة
  • طلب شراء من مورّد
  • تغيير في طريقة إنجاز العمل
  • كل ما يكلّف مالًا

لا يصل إليه

  • كلمات المرور وبيانات البطاقات
  • تحويل الأموال
  • حذف لا يمكن التراجع عنه
  • إضافة مستخدمين إلى برامجك أو حذفهم
  • كل ما لم تطلب ربطه، مثل الحساب البنكي أو بريدك الشخصي

طلب الموافقة يصلك حيث يناسبك: WhatsApp‏ أو Telegram‏ أو البريد. رسالة واحدة، فيها ما جهّزه وما يطلب أن يفعله. قاعدتنا العامة لما يمكن أن يخرج وحده، بعد أن تقرّر ذلك: رسالة بنص ثابت مثل "وصلنا طلبك وسنعود إليك"، وسعر مكتوب في قائمة أسعارك. أما عرض السعر والسعر الخاص وأي التزام فتصلك أولًا، ما دمت لم تقرّر غير ذلك. كيف نحافظ على بيانات نشاطك؟ شرحنا ذلك في مقال أمان وكيل الذكاء الاصطناعي.

مع أي برامج يعمل

يعمل في البرامج التي لديك أصلًا. لا حاجة إلى تغيير برنامج الفواتير أو قائمة العملاء من أجله. هذه أمثلة على برامج نربطها. لم تجد برنامجك؟ اكتب لنا اسمه ونفحص.

البريد والتقويم

  • Gmail‏
  • Google Calendar‏
  • Outlook‏

الجداول والملفات

  • Google Sheets‏
  • Google Drive‏
  • Excel‏ وWord (Microsoft 365‏)

العملاء والمهام

  • monday.com‏
  • Trello‏

الفواتير

  • برنامج الفواتير الذي تستخدمه

الموقع والمتجر

  • WordPress‏
  • WooCommerce‏
  • Elementor‏
  • Shopify‏

الرسائل

  • WhatsApp‏
  • Telegram‏

نربطه عبر الربط الرسمي لكل برنامج، أي الطريقة التي يتيحها البرنامج نفسه لربط برامج أخرى به. يحصل فيه على اسم مستخدم خاص به، ولا يستطيع أن يفعل فيه إلا ما يحتاجه العمل. ليس كل برنامج يتيح كل إجراء، ولذلك نفحص هذا في مكالمة التعارف، قبل أي التزام. وحين لا يكون للبرنامج ربط رسمي، توجد أحيانًا طريقة أخرى، مثل ملف يُخرجه كل يوم أو بريد يرسله تلقائيًا. وإن لم توجد طريقة آمنة، نقول لك ذلك.

كيف نبدأ: من المكالمة الأولى إلى أن يبدأ العمل

خمس مراحل، مهمة واحدة في كل مرة.

  1. مكالمة تعارف

    هنا نحتاج إليك

    نمرّ معًا على العمل الذي يتكرر عندك كل أسبوع، ونختار مهمة واحدة نبدأ بها. ليست الأكبر بالضرورة، بل مهمة لا يصل الخطأ فيها مباشرة إلى العميل. وفي المكالمة نفسها نتحقق من أن برامجك تسمح بذلك.

  2. الربط

    نربط الوكيل ببرامجك. له في كل برنامج اسم مستخدم خاص به، فترى ما فعله، ويمكن فصله دون المساس بأحد من الفريق. وهو نفسه يعمل من حاسوب مستقل في السحابة.

  3. تجربة على عمل حقيقي

    هنا نحتاج إليك

    يتسلّم استفسارات أو طلبات أو مستندات حقيقية من عندك من الأسابيع الأخيرة، ويجهّز ما كان سيجهّزه. لا يُرسَل شيء. تقارن أنت بما فعلتَه فعلًا، وتكتب له ما يصحّحه.

  4. يبدأ العمل

    هنا نحتاج إليك

    حين يمرّ معظم ما يجهّزه من عندك دون تعديل، يبدأ العمل على الاستفسارات الجديدة، بحسب ما اتفقنا عليه: ما يفعله وحده وما يصلك للموافقة.

  5. المتابعة

    نراجع بانتظام ما فعله وأين تعثّر، ونصلح حين يتغيّر أحد برامجك، ولا نضيف المهمة التالية إلا حين تسير السابقة بسلاسة.

في الأسابيع الأولى يمرّ كل شيء عبرك، حتى بعد أن تبدأ المهمة بالعمل. كم تستغرق كل مرحلة؟ الجواب في الأسئلة الشائعة في آخر الصفحة. وما يُستحسن تجهيزه مسبقًا كتبناه في دليل بناء وكيل ذكاء اصطناعي لنشاطك التجاري.

موظف في المكتب، أم مستقل، أم وكيل ذكاء اصطناعي

ثلاث طرق لترفع عن نفسك عمل المكتب الذي يتكرر كل يوم:

موظف أو موظفة في المكتب

دوام كامل أو جزئي

عند وجود مهمة جديدة
تشرح مرة واحدة
عند حدوث شيء غير متوقع
يقرّر وحده أو يسألك
متى يُنجَز العمل
في ساعات الدوام
من يضمن استمرار العمل
أنت
النسخ من برنامج إلى آخر
يدويًا
ماذا تدفع
راتب شهري

مستقل يبني ربطًا بين البرامج

مشروع لكل حاجة

عند وجود مهمة جديدة
مشروع جديد وعرض سعر
عند حدوث شيء غير متوقع
يتوقف الربط إلى أن يُصلَح
متى يُنجَز العمل
طوال الوقت، إلى أن ينكسر شيء
من يضمن استمرار العمل
المستقل، حين يتفرّغ
النسخ من برنامج إلى آخر
ما بُني مسبقًا فقط
ماذا تدفع
دفعة لكل مشروع

وكيل ذكاء اصطناعي

نحن نربطه ونتابعه

عند وجود مهمة جديدة
تكتب له رسالة
عند حدوث شيء غير متوقع
يكمل الناقص أو يسألك
متى يُنجَز العمل
طوال الوقت، حتى في الليل
من يضمن استمرار العمل
نحن، ضمن المتابعة
النسخ من برنامج إلى آخر
هو يقوم به، في كل برنامج ربطناه
ماذا تدفع
ربط لمرة واحدة ومبلغ شهري

عمليًا، وكيل كهذا يمكن أن يغني عن المستقل الذي يبني عمليات الربط، وأحيانًا عن جزء من وظيفة في المكتب: إدخال الاستفسارات، وتجهيز عروض الأسعار والتذكيرات. وحتى في الليل يكتفي بالتجهيز: ما يخرج إلى العميل ينتظر موافقتك. فكّرت في بناء الأتمتة بنفسك؟ قارنّا بين الطريقتين في مقال تبنيها بنفسك أم وكيل ذكاء اصطناعي.

متى لا يكون مناسبًا

أربع حالات الأفضل فيها ألّا تبدأ:

العمل المتكرر قليل

إن كان يأخذ منك ساعة أو ساعتين في الشهر، فلن يستردّ الربط تكلفته.

لا يمكن الاتصال ببرنامجك

برنامج مثبّت على حاسوب المكتب فقط، بلا ربط رسمي، لا يُخرج ملفًا ولا يرسل بريدًا، لا يترك للوكيل طريقة للعمل فيه.

يصعب تحديد ما هو العمل الجيد

إن لم يمكن شرح ما هو عرض السعر الصحيح عندك، فلا يمكن اختبار الوكيل. وكذلك لا يمكن اختبار موظف جديد.

تتوقع أن يقرّر في المال وحده

المدفوعات والمبالغ المستردّة وتحويل الأموال تبقى بيدك. هو يجهّز، وأنت توافق وتدفع.

أسئلة شائعة

هل يجب تغيير البرامج للعمل مع وكيل؟

لا. يعمل في قائمة العملاء وبرنامج الفواتير والمتجر والبريد التي لديك أصلًا. في مكالمة التعارف نتحقق من أن كل برنامج يتيح له أن يفعل ما يحتاجه العمل.

لدينا أتمتة قائمة من قبل. ماذا يحدث لها؟

ما يعمل يستمر في العمل، ولا نمسّه. نبدأ بعمل ما زال يُنجَز عندك يدويًا. وإن كانت أتمتة قائمة تتعطل كثيرًا، يمكن نقلها هي أيضًا إلى الوكيل.

ماذا يحدث إذا أخطأ الوكيل؟

في التجربة على عملك الحقيقي يكتفي بالتجهيز، وترى كل شيء قبل أن يخرج أي شيء. وبعد ذلك أيضًا، ما يذهب إلى العميل أو يكلّف مالًا يصلك أولًا. وحين يظهر خطأ، نصلح سببه حتى لا يتكرر. وهناك قائمة بكل ما فعله، فتستطيع دائمًا أن ترى ما حدث.

أين تُحفظ بيانات نشاطي، ومن يراها؟

تُحفظ بياناتك على حاسوب مستقل في السحابة مخصّص لنشاطك وحده، ولا تختلط ببيانات أعمال أخرى. جزء منها يمرّ إلى الشركة التي تقدّم الذكاء الاصطناعي، لأن الوكيل لا يستطيع القراءة والكتابة من دون ذلك. قبل الربط نتفق معك على ما يُسمح لهذه الشركة بفعله بالبيانات. وتستطيع فصل الوكيل في أي لحظة.

كم يستغرق الأمر حتى يبدأ العمل؟

مهمة أولى بسيطة، في برنامج أو برنامجين معروفين، يمكن أن تبدأ العمل خلال ثلاثة أيام من الربط، وكل ما تجهّزه يصلك للموافقة. عدة مهام معًا، مع التجربة على عملك الحقيقي، تستغرق شهرًا إلى شهرين.

كم تكلّف الأتمتة بوكيل ذكاء اصطناعي؟

تدفع مرة واحدة مقابل الربط، ثم مبلغًا شهريًا مقابل المتابعة. ويضاف إليهما مبلغ شهري مقابل استخدام الذكاء الاصطناعي نفسه، ويظهر في العرض الذي تتسلّمه. السعر الدقيق يصلك مكتوبًا قبل أن نبدأ. كيف تقارن ذلك بساعات العمل اليوم؟ كتبنا عنه في مقال كم يكلّف وكيل الذكاء الاصطناعي.

كيف أعطيه مهمة جديدة؟

تكتب له رسالة، حيث يناسبك: WhatsApp‏ أو Telegram‏ أو البريد. المهمة التي تُنفَّذ مرة واحدة ينجزها فورًا، وما يخرج إلى العميل يبقى بانتظار موافقتك. أما المهمة الدائمة الجديدة فتمرّ أولًا بتجربة على عملك الحقيقي، مثل الأولى.

هل يستطيع أن يبني لنا برنامجًا جديدًا؟

نعم، إن كان أداة للفريق لا منتجًا للعملاء: حاسبة عروض أسعار، أو لوحة مهام، أو نموذج داخلي، أو تقرير لا يُخرجه أي برنامج. تكون الأداة مرتبطة بقائمة أسعارك وقائمة عملائك، ويحدّثها الوكيل حين يتغيّر شيء.

أي عمل تودّ أن ترفعه عن نفسك أولًا؟

اكتب لنا على WhatsApp‏ ما الذي يأخذ أكثر وقتك في المكتب. نخبرك هل يستطيع وكيل أن يتولاه، وما الذي يبقى بيدك. دون أي التزام.

اطلب مكالمة تعارف عبر WhatsApp‏
Shahaf Platin

من يجهّز لك الوكيليبني Shahaf Platin‏ وكلاء الذكاء الاصطناعي للأعمال ويرافقهم في Platin Digital‏، مع 12 عامًا من الخبرة في المواقع والتسويق والمجال الرقمي. Platin Digital‏ هي OpenAI Select Partner‏.

تواصل عبر WhatsApp‏