Platin Digitalplatindigital.
Português
Vamos conversar

Sistemas e automação

Automação para empresas com agente de IA

Automação para empresas: um assistente digital prepara respostas, orçamentos, notas fiscais e lembretes. Nada sai para o cliente sem a sua aprovação.

  • Abre uma ficha para cada contato novo, na lista de clientes que você já usa
  • Orçamentos, notas fiscais e lembretes chegam prontos para você, no WhatsApp
  • Nenhum orçamento ou mensagem sai para o cliente sem aprovação, até você decidir outra coisa

Quem configura e acompanha o agente é Shahaf Platin, da Platin Digital, que cria agentes de IA para empresas depois de 12 anos trabalhando com sites e marketing.

  1. Seu pedido: Todo contato novo do site: abra uma ficha de cliente, monte o orçamento e me mande para aprovar.
  2. Ficha de cliente aberta, orçamento pronto
  3. O orçamento está pronto. Envio para você aprovar?
Ilustração: é assim que funciona, do seu pedido à sua aprovação

Segunda-feira, 21h40

Contato novo pelo site: “200 camisetas com logo”

Amanhã cedo, se ninguém esquecer

  1. Alguém da equipe digita o pedido na lista de clientes
  2. Procura os preços na tabela
  3. Monta o orçamento
  4. Envia para o cliente
  5. E precisa lembrar de retornar na sexta

Na mesma noite, 21h41

  1. O cliente já tem uma ficha na lista de clientes
  2. O orçamento e a resposta esperam por você no WhatsApp, com um botão “Enviar”
  3. O cliente não deixou telefone? O agente pede o número na resposta e avisa você que está faltando
  4. Sem retorno até quinta? Ele lembra você

É assim a automação para pequenas empresas com um agente de IA: o trabalho de escritório que se repete todo dia já está pronto, só esperando a sua aprovação.

Em resumo

O que é um agente de IA

Um programa que trabalha para você como um assistente de escritório. Você escreve no WhatsApp o que precisa, e ele faz isso no e-mail, nas planilhas, na lista de clientes (CRM) e no sistema de notas fiscais que você já usa.

Que trabalho ele assume

Abre uma ficha para cada contato novo, prepara orçamentos e notas fiscais e deixa prontos os lembretes para quem não pagou. Trabalho que hoje alguém da equipe faz na mão.

O que continua com você

Tudo o que vai para o cliente ou custa dinheiro passa antes por você. E você vê uma lista de tudo o que ele fez.

Como começar

Por uma tarefa só. No teste com trabalho real seu, ele só prepara, e você confere. Quando estiver satisfeito, entra a próxima tarefa.

Que trabalho ele faz no seu lugar

Seis exemplos de trabalho que as empresas passam para ele. Você explica uma vez, e ele repete sempre que for preciso.

Contatos novos

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Todo contato novo do site, do WhatsApp ou do e-mail: abra uma ficha de cliente e prepare a primeira resposta"

A partir daí, toda vez
  • Confere se o cliente já está na lista de clientes
  • Abre uma ficha para ele, ou anota o pedido na ficha que já existe
  • Prepara a primeira resposta e manda para você aprovar
  • Lembra você de retornar ao cliente

Orçamentos

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Monte o orçamento pela nossa tabela de preços e me mande antes de sair"

A partir daí, toda vez
  • Acha na tabela o que o cliente pediu
  • Marca o que está sem preço
  • Manda o orçamento para você aprovar

Pedidos a fornecedores

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Quando um trabalho for fechado, prepare o pedido ao fornecedor com o que ele exige"

A partir daí, toda vez
  • Lê no orçamento aprovado pelo cliente o que precisa ser comprado
  • Prepara o pedido ao fornecedor, com base no pedido anterior
  • Manda para você aprovar

Notas fiscais e cobrança

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Depois de cada trabalho entregue, prepare a nota fiscal e me diga quem não pagou em 30 dias"

A partir daí, toda vez
  • Prepara a nota no seu sistema de notas fiscais, e você aprova
  • Manda para você a lista de quem ainda não pagou
  • Prepara um lembrete para cada um, que só sai depois da sua aprovação

Resumo da semana

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Toda segunda de manhã: quantos contatos chegaram, quantos orçamentos saíram e o que foi fechado"

A partir daí, toda vez
  • Reúne os números dos seus sistemas
  • Manda um resumo curto, com o que mudou em relação à semana anterior

Ferramentas para a equipe

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Crie uma calculadora de orçamentos para a equipe"

A partir daí, toda vez
  • Cria uma vez uma página simples que abre no celular: você digita a quantidade e vê o preço
  • Liga a página à tabela de preços e à lista de clientes
  • Atualiza quando algo muda na empresa

Ele também pode criar o que está faltando, por exemplo um quadro de tarefas para a equipe ou um relatório que nenhum sistema gera.

Um contato, do formulário ao orçamento

O exemplo do começo da página, passo a passo. Imagine que você tem uma estamparia e pediu ao agente, uma única vez: “Todo contato novo do site: abra uma ficha de cliente, monte o orçamento e me mande para aprovar”.

  1. O contato chega

    Um cliente preenche o formulário do site e escreve: “200 camisetas com logo, até o fim do mês”. Deixou o e-mail, mas não o telefone. O agente lê o pedido assim que ele é enviado.

  2. Ficha do cliente

    Ele confere se o cliente já está na lista de clientes. Não está, então o agente abre uma ficha nova e anota o pedido.

  3. Orçamento

    Ele acha na sua tabela de preços as camisetas e a estampa do logo e calcula o valor para 200 unidades. O cliente não disse quantas cores o logo tem, então ele calcula com uma cor e escreve isso no orçamento.

  4. Chega para você aprovar

    Você recebe no WhatsApp o orçamento e a mensagem para o cliente, em que o agente pede o telefone e o arquivo do logo. Ele também lembra você de que o cliente precisa das camisetas até o fim do mês. Dois botões: enviar ou corrigir. Corrigiu? Ele guarda a correção para a próxima vez.

  5. Envio e lembrete

    Você aprovou, e o orçamento vai para o cliente. Na ficha fica anotado que ele foi enviado. Sem resposta em três dias? Você recebe um lembrete, com uma nova mensagem pronta, esperando a sua aprovação.

Depois de algumas semanas sem corrigir nada, você pode decidir que os orçamentos pequenos saem sem passar por você. A decisão é sua e pode ser mudada a qualquer momento.

O que acontece quando algo dá errado

Uma automação comum, que leva dados de um sistema para outro, só faz o que foi programado antes. Quando acontece outra coisa, ela para ou segue em frente com o erro. O agente entende o que você queria e acha um jeito, ou pergunta. Cinco situações que acontecem em qualquer empresa:

O cliente escreveu o pedido no campo de observações

Automação comumO orçamento sai em branco

Agente de IAAcha o pedido nas observações e monta o orçamento

O mesmo cliente escreveu duas vezes, pelo site e por e-mail

Automação comumEle aparece duas vezes na lista de clientes

Agente de IAPercebe que é a mesma pessoa e anota o pedido na ficha que já existe

O cliente pediu algo que não está na tabela de preços

Automação comumPara, ou pula o item sem avisar

Agente de IAMonta o orçamento sem o item e pergunta a você quanto ele custa

Você mudou o formulário do site

Automação comumPara de funcionar até alguém consertar

Agente de IALê o formulário novo, continua trabalhando e avisa você da mudança

O sistema de notas fiscais está fora do ar

Automação comumA nota não é preparada, e ninguém fica sabendo

Agente de IATenta de novo mais tarde e, se o problema continuar, escreve para você

Para não haver surpresas, ele só mexe no que foi definido, e existe uma lista escrita do que ele só faz depois da sua aprovação. Quando basta uma automação comum e quando é preciso um agente, explicamos no guia Automação para empresas: trem, triagem ou táxi.

O seu trabalho combina com um agente?

Seis perguntas rápidas sobre um trabalho que se repete na sua empresa. O resultado aparece aqui na hora, e você não precisa deixar seus dados.

Que trabalho se repete na sua empresa? Pode marcar mais de uma
De quanto em quanto tempo ele se repete? Marcou mais de uma? Responda pela mais frequente
Em quantos programas você mexe para fazer esse trabalho? E-mail, WhatsApp e Excel também contam
Ele acontece sempre do mesmo jeito?
O que sai da empresa no fim desse trabalho? Pode marcar mais de uma
Os programas em que esse trabalho é feito:

Responda a todas as perguntas para ver o resultado.

O que ele faz sozinho e o que chega para você aprovar

Você decide o que ele faz sem perguntar. Dinheiro fica sempre com você.

Sozinho

  • Lê formulários, e-mails e documentos
  • Abre e atualiza fichas de clientes e planilhas
  • Prepara orçamentos, pedidos e mensagens e manda para você
  • Dá ao cliente uma primeira resposta com texto fixo, se você decidiu que ela sai sem perguntar
  • Manda resumos e lembretes para você
  • Anota tudo o que fez

Prepara e pergunta

  • Qualquer outra mensagem para o cliente e todo orçamento, até você decidir outra coisa
  • Emissão de nota fiscal
  • Pedido a fornecedor
  • Mudança no jeito de fazer o trabalho
  • Tudo o que custa dinheiro

Não tem acesso

  • Senhas e dados de cartão
  • Transferência de dinheiro
  • Exclusão que não dá para desfazer
  • Incluir ou remover usuários nos seus programas
  • Tudo o que você não pediu para conectar, como a conta do banco ou o e-mail pessoal

O pedido de aprovação chega onde for melhor para você: WhatsApp, Telegram ou e-mail. Uma mensagem só, com o que ele preparou e o que quer fazer. Nossa regra prática para o que pode sair sozinho, depois que você decidir: mensagem com texto fixo, como “Recebemos, já retornamos”, e preço que está na sua tabela. Orçamento, preço especial ou compromisso passam antes por você, enquanto você não decidir outra coisa. Como protegemos as informações da empresa, explicamos no artigo Segurança de agente de IA.

Com quais programas ele trabalha

Ele trabalha nos programas que você já usa. Não é preciso trocar o sistema de notas fiscais nem a lista de clientes por causa dele. Estes são exemplos de programas que conectamos. Não achou o seu? Mande o nome e nós verificamos.

E-mail e agenda

  • Gmail
  • Google Calendar
  • Outlook

Planilhas e arquivos

  • Google Sheets
  • Google Drive
  • Excel e Word (Microsoft 365)

Clientes e tarefas

  • monday.com
  • Trello

Notas fiscais

  • O seu sistema de notas fiscais

Site e loja

  • WordPress
  • WooCommerce
  • Elementor
  • Shopify

Mensagens

  • WhatsApp
  • Telegram

Conectamos o agente pela conexão oficial de cada programa, ou seja, o caminho que o próprio programa oferece para ligar outros sistemas a ele. Ali ele tem um usuário próprio e só pode fazer o que o trabalho exige. Nem todo programa permite toda ação, por isso conferimos isso na conversa inicial, antes de assumir qualquer compromisso. Quando o programa não tem conexão oficial, às vezes há outro caminho, como um arquivo que ele gera todo dia ou um e-mail que envia sozinho. Se não houver um caminho seguro, avisamos você.

Como começar: da primeira conversa até ele estar trabalhando

Cinco etapas, uma tarefa de cada vez.

  1. Conversa inicial

    Aqui precisamos de você

    Passamos juntos pelo trabalho que se repete toda semana na sua empresa e escolhemos uma tarefa para começar. Não precisa ser a maior, e sim uma em que um erro não vá direto para o cliente. Na mesma conversa conferimos se os seus programas permitem isso.

  2. Conexão

    Conectamos o agente aos seus programas. Em cada um ele tem um usuário próprio: dá para ver o que ele fez e desligá-lo sem mexer em ninguém da equipe. O agente em si trabalha em um computador separado, na nuvem.

  3. Teste com trabalho real

    Aqui precisamos de você

    Ele recebe contatos, pedidos ou documentos reais seus, das últimas semanas, e prepara o que teria preparado. Nada é enviado. Você compara com o que foi feito de verdade e escreve o que ele deve corrigir.

  4. Começa a trabalhar

    Aqui precisamos de você

    Quando quase tudo o que ele prepara passa por você sem correção, ele começa a trabalhar com os contatos novos, conforme o combinado: o que faz sozinho e o que chega para você aprovar.

  5. Acompanhamento

    Conferimos com regularidade o que ele fez e onde travou, ajustamos quando um programa seu muda e só incluímos a próxima tarefa quando a anterior está rodando bem.

Nas primeiras semanas tudo ainda passa por você, mesmo com a tarefa já funcionando. Quanto tempo leva cada etapa está nas perguntas frequentes, mais abaixo. O que vale deixar pronto antes está no guia Como criar um agente de IA para a sua empresa.

Auxiliar administrativo, freelancer ou agente de IA

Três jeitos de tirar das suas costas o trabalho de escritório que se repete todo dia:

Auxiliar administrativo

Período integral ou meio período

Quando surge uma tarefa nova
Você explica uma vez
Quando acontece um imprevisto
Decide sozinho ou pergunta a você
Quando o trabalho é feito
No horário de trabalho
Quem cuida para continuar funcionando
Você
Copiar de um programa para outro
Na mão
O que você paga
Salário mensal

Freelancer que liga um programa ao outro

Um projeto para cada necessidade

Quando surge uma tarefa nova
Projeto novo e novo orçamento
Quando acontece um imprevisto
A ligação para até alguém consertar
Quando o trabalho é feito
O tempo todo, até algo quebrar
Quem cuida para continuar funcionando
O freelancer, quando tem tempo
Copiar de um programa para outro
Só o que foi montado antes
O que você paga
Pagamento por projeto

Agente de IA

Nós conectamos e acompanhamos

Quando surge uma tarefa nova
Você manda uma mensagem
Quando acontece um imprevisto
Completa o que falta ou pergunta a você
Quando o trabalho é feito
O tempo todo, inclusive à noite
Quem cuida para continuar funcionando
Nós, como parte do acompanhamento
Copiar de um programa para outro
Ele faz, em todo programa conectado
O que você paga
Conexão paga uma vez e valor mensal

Na prática, um agente assim pode substituir o freelancer que monta as ligações e, às vezes, parte do trabalho de um auxiliar administrativo: cadastrar contatos, montar orçamentos e preparar lembretes. Mesmo à noite ele só prepara: o que vai para o cliente espera a sua aprovação. Pensou em montar a automação por conta própria? Comparamos os dois caminhos no artigo n8n ou agente de IA.

Quando não é para você

Quatro situações em que é melhor não começar:

O trabalho repetido é pequeno

Se ele toma uma ou duas horas do seu mês, a conexão não se paga.

Não dá para conectar o seu programa

Um programa instalado só em um computador do escritório, sem conexão oficial, que não gera arquivo nem envia e-mail, não deixa caminho para o agente trabalhar nele.

É difícil dizer o que é um trabalho bem-feito

Se não dá para explicar o que é um orçamento certo na sua empresa, não dá para conferir o trabalho do agente. Nem o de um funcionário novo.

Você espera que ele decida sozinho sobre dinheiro

Pagamentos, reembolsos e transferências ficam com você. Ele prepara, e você aprova e paga.

Perguntas frequentes

Preciso trocar de programas para trabalhar com um agente?

Não. Ele trabalha na lista de clientes, no sistema de notas fiscais, na loja e no e-mail que você já usa. Na conversa inicial conferimos se cada programa deixa o agente fazer o que o trabalho exige.

Já temos automações funcionando. O que acontece com elas?

O que funciona continua funcionando, e nós não mexemos. Começamos por um trabalho que ainda é feito na mão. Se uma automação antiga trava com frequência, ela também pode passar para o agente.

O que acontece se o agente errar?

No teste com trabalho real seu, ele só prepara, e você vê tudo antes de qualquer coisa sair. Depois também: o que vai para o cliente ou custa dinheiro passa antes por você. Quando aparece um erro, corrigimos a causa, para ele não se repetir. E existe uma lista de tudo o que ele fez, então sempre dá para ver o que aconteceu.

Onde ficam as informações da empresa, e quem tem acesso a elas?

As suas informações ficam em um computador separado, na nuvem, usado só pela sua empresa, e não se misturam com as de outras empresas. Parte delas passa pela empresa que fornece a IA, porque sem isso o agente não consegue ler nem escrever. Antes da conexão, combinamos com você o que essa empresa pode fazer com as informações. E você pode desligar o agente a qualquer momento.

Quanto tempo leva até ele começar a trabalhar?

Uma primeira tarefa simples, em um ou dois programas conhecidos, pode começar a funcionar em três dias a partir da conexão, com tudo o que ele prepara ainda passando pela sua aprovação. Várias tarefas juntas, incluindo o teste com trabalho real seu, levam de um a dois meses.

Quanto custa a automação com um agente de IA?

Você paga uma vez pela conexão e, depois, um valor mensal pelo acompanhamento. Há também um pagamento mensal pelo uso da IA em si, que aparece na proposta que você recebe. O preço exato chega por escrito antes de começarmos. Como comparar isso com as horas de trabalho de hoje, explicamos no artigo Quanto custa um agente de IA para empresas.

Como eu passo uma tarefa nova para ele?

Você manda uma mensagem, onde for melhor para você: WhatsApp, Telegram ou e-mail. Uma tarefa pontual ele faz na hora, e o que vai para o cliente continua esperando a sua aprovação. Uma tarefa fixa nova passa antes pelo teste com trabalho real seu, como a primeira.

Ele pode criar um programa novo para nós?

Pode, quando é uma ferramenta para a equipe e não um produto para clientes: calculadora de orçamentos, quadro de tarefas, formulário interno ou um relatório que nenhum sistema gera. A ferramenta fica ligada à sua tabela de preços e à sua lista de clientes, e o agente a atualiza quando algo muda.

Que trabalho você tiraria primeiro das suas costas?

Conte para a gente no WhatsApp o que mais toma o seu tempo no escritório. Dizemos se um agente pode assumir isso e o que continua com você. Sem compromisso.

Fale com a gente no WhatsApp
Shahaf Platin

Quem configura o seu agenteShahaf Platin cria e acompanha agentes de IA para empresas na Platin Digital, com 12 anos de experiência em sites, marketing e digital. A Platin Digital é OpenAI Select Partner.

Fale no WhatsApp