Platin Digitalplatindigital.
Русский
Связаться

Системы и автоматизация

Автоматизация малого бизнеса с ИИ-агентом

Автоматизация малого бизнеса: ИИ-агент готовит ответы на заявки, коммерческие предложения, счета и напоминания. Клиенту ничего не уходит без вашего согласия.

  • Заводит карточку на каждую новую заявку, в базе клиентов, которая у вас уже есть
  • Коммерческие предложения, счета и напоминания приходят вам готовыми, в WhatsApp
  • Ни одно предложение или сообщение не уходит клиенту без согласования, пока вы не решите иначе

Агента подключает и сопровождает Шахаф Платин из Platin Digital. Он настраивает ИИ-агентов для бизнеса после 12 лет работы с сайтами и маркетингом.

  1. Запрос: Каждая новая заявка с сайта: заведи карточку клиента, подготовь коммерческое предложение и пришли мне на согласование.
  2. Карточка клиента заведена, предложение готово
  3. Коммерческое предложение готово. Отправить на согласование?
Иллюстрация: как это выглядит, от просьбы до вашего согласия

Воскресенье, 21:40

Новая заявка с сайта: «200 футболок с логотипом»

Завтра утром, если не забудут

  1. Кто-то из сотрудников вбивает заявку в базу клиентов
  2. Ищет цены в прайсе
  3. Составляет коммерческое предложение
  4. Отправляет его клиенту
  5. И ещё нужно не забыть написать ему в четверг

Тем же вечером, в 21:41

  1. На клиента уже заведена карточка в базе
  2. Предложение и ответ клиенту ждут вас в WhatsApp, с кнопкой «Отправить»
  3. Клиент не оставил телефон? Агент добавляет в ответ просьбу прислать номер и пишет вам, что его нет
  4. До среды нет ответа? Он вам напомнит

Так выглядит автоматизация малого бизнеса с ИИ-агентом: офисная работа, которая повторяется каждый день, уже сделана и ждёт только вашего согласия.

Коротко

Что такое ИИ-агент

Программа, которая работает на вас как помощник в офисе. Вы пишете ему в WhatsApp, что сделать, и он делает это в почте, таблицах, базе клиентов (CRM) и программе для счетов, которые у вас уже есть.

Какую работу он берёт

Заводит карточку на каждую новую заявку, готовит коммерческие предложения, счета и напоминания тем, кто не заплатил. Сейчас это кто-то из сотрудников делает руками.

Что остаётся за вами

Всё, что уходит клиенту или стоит денег, сначала приходит вам на согласование. И вы видите список всего, что он сделал.

С чего начать

С одной задачи. Пока идёт проверка на вашей реальной работе, он только готовит, а вы проверяете. Когда результат вас устраивает, добавляем следующую задачу.

Какую работу он делает вместо вас

Шесть примеров работы, которую ему передают. Объясняете один раз, и он делает её каждый раз заново.

Новые заявки

Вы пишете ему в WhatsApp, один раз

"Каждая новая заявка с сайта, из WhatsApp или почты: заведи карточку клиента и подготовь первый ответ"

С тех пор каждый раз
  • Проверяет, есть ли клиент в базе
  • Заводит ему карточку или добавляет заявку в уже существующую
  • Готовит первый ответ и присылает вам на согласование
  • Напоминает вам вернуться к клиенту

Коммерческие предложения

Вы пишете ему в WhatsApp, один раз

"Подготовь предложение по нашему прайсу и пришли мне, прежде чем оно уйдёт"

С тех пор каждый раз
  • Находит в прайсе то, что просил клиент
  • Отмечает то, на что нет цены
  • Присылает вам предложение на согласование

Заказы поставщикам

Вы пишете ему в WhatsApp, один раз

"Когда заказ подтверждён, подготовь заказ поставщику на всё, что для него нужно"

С тех пор каждый раз
  • Смотрит в подтверждённом предложении, что нужно заказать
  • Готовит заказ поставщику по образцу прошлого заказа у него
  • Присылает его вам на согласование

Счета и оплаты

Вы пишете ему в WhatsApp, один раз

"После каждой сданной работы подготовь счёт и скажи мне, кто не заплатил через 30 дней"

С тех пор каждый раз
  • Готовит счёт в вашей программе для счетов, а вы подтверждаете
  • Присылает вам список тех, кто ещё не заплатил
  • Готовит каждому напоминание, которое уходит после вашего согласия

Сводка за неделю

Вы пишете ему в WhatsApp, один раз

"Каждое воскресенье утром: сколько заявок пришло, сколько предложений ушло и сколько заказов подтвердили"

С тех пор каждый раз
  • Собирает цифры из ваших программ
  • Присылает вам короткую сводку и что изменилось с прошлой недели

Инструменты для команды

Вы пишете ему в WhatsApp, один раз

"Сделай нам калькулятор коммерческих предложений для сотрудников"

С тех пор каждый раз
  • Один раз делает простую страницу для телефона: вводите количество, получаете цену
  • Связывает её с прайсом и базой клиентов
  • Обновляет её, когда у вас что-то меняется

Он может и создать то, чего вам не хватает: например, доску задач для команды или отчёт, который не умеет ни одна программа.

Одна заявка: от формы до коммерческого предложения

Пример из начала страницы, шаг за шагом. Допустим, у вас типография, и вы один раз попросили агента: «Каждая новая заявка с сайта: заведи карточку клиента, подготовь коммерческое предложение и пришли мне на согласование».

  1. Заявка приходит

    Клиент заполняет форму на сайте и пишет: «200 футболок с логотипом, до конца месяца». Почту он оставил, телефон нет. Агент читает заявку в ту же минуту, как она отправлена.

  2. Карточка клиента

    Он проверяет, есть ли клиент в базе. Его там нет, поэтому агент заводит новую карточку и записывает в неё, что просит клиент.

  3. Коммерческое предложение

    Он находит в вашем прайсе футболки и печать логотипа и считает цену за 200 штук. Клиент не написал, сколько цветов в логотипе, поэтому агент считает за один цвет и пишет об этом в предложении.

  4. Приходит вам на согласование

    Вы получаете в WhatsApp предложение и сообщение клиенту, в котором агент просит номер телефона и файл логотипа. Он же напоминает вам, что футболки нужны клиенту до конца месяца. Две кнопки: отправить или исправить. Исправили? Он запомнит правку на следующий раз.

  5. Отправка и напоминание

    Вы согласовали, и предложение уходит клиенту. В карточке клиента отмечено, что оно отправлено. Три дня нет ответа? Вы получаете напоминание и готовое сообщение клиенту, которое ждёт вашего согласия.

Если несколько недель подряд вы ничего не исправляли, можете решить, что небольшие предложения уходят без вопросов. Решать вам, и это можно изменить в любой момент.

Что происходит, когда что-то идёт не по плану

Обычная автоматизация, которая переносит данные из программы в программу, делает только то, что ей задали заранее. Случилось что-то другое, и она останавливается или идёт дальше с ошибкой. Агент понимает, чего вы хотели добиться, и находит способ или спрашивает вас. Пять случаев, которые бывают в любом бизнесе:

Клиент написал, что ему нужно, в поле «Комментарий»

Обычная автоматизацияПредложение выходит пустым

ИИ-агентНаходит просьбу в комментарии и готовит предложение

Один и тот же клиент обратился дважды: через сайт и по почте

Обычная автоматизацияВ базе он появляется два раза

ИИ-агентПонимает, что это тот же клиент, и добавляет заявку в его карточку

Клиент просит то, чего нет в прайсе

Обычная автоматизацияОстанавливается или молча пропускает эту позицию

ИИ-агентГотовит предложение без неё и спрашивает вас, сколько она стоит

Вы поменяли форму на сайте

Обычная автоматизацияПерестаёт работать, пока её кто-нибудь не починит

ИИ-агентЧитает новую форму, работает дальше и сообщает вам, что форма изменилась

Программа для счетов сейчас не работает

Обычная автоматизацияСчёт не готов, и никто об этом не знает

ИИ-агентПробует ещё раз позже, а если сбой затянулся, пишет вам

Чтобы не было сюрпризов, он может трогать только то, что мы ему открыли, и есть записанный список того, что он делает только после вашего согласия. Когда хватит обычной автоматизации, а когда нужен агент, мы объяснили в гиде Автоматизация бизнеса: поезд, сортировочная станция или такси.

Подходит ли ваша работа агенту?

Шесть коротких вопросов о работе, которая у вас повторяется. Результат появится сразу, контакты оставлять не нужно.

Какая работа у вас повторяется? Можно отметить несколько
Как часто она повторяется? Отметили несколько? Отвечайте про самую частую
Сколько программ вы открываете, чтобы её сделать? Почта, WhatsApp и Excel тоже считаются
Она всегда идёт одинаково?
Что в итоге уходит за пределы компании? Можно отметить несколько
Программы, в которых делается эта работа:

Ответьте на все вопросы, чтобы увидеть результат.

Что он делает сам, а что приходит вам на согласование

Вы решаете, что он делает без вопросов. Деньги всегда остаются за вами.

Сам

  • Читает формы, письма и документы
  • Заводит и обновляет карточки клиентов и таблицы
  • Готовит коммерческие предложения, заказы и сообщения и присылает их вам
  • Отправляет клиенту первый ответ по готовому тексту, если вы решили, что он уходит без вопросов
  • Присылает вам сводки и напоминания
  • Записывает всё, что сделал

Готовит и спрашивает

  • Любое другое сообщение клиенту и любое коммерческое предложение, пока вы не решите иначе
  • Выставление счёта
  • Заказ поставщику
  • Изменение того, как делается работа
  • Всё, что стоит денег

Нет доступа

  • Пароли и данные карт
  • Перевод денег
  • Удаление, которое нельзя отменить
  • Добавление и удаление пользователей в ваших программах
  • Всё, что вы не просили подключать, например счёт в банке или личная почта

Запрос на согласование приходит туда, где вам удобно: WhatsApp, Telegram или почта. Одно сообщение: что он подготовил и что просит разрешить. Наше простое правило о том, что может уходить само, когда вы так решили: сообщение по готовому тексту, вроде «Получили, свяжемся с вами», и цена, которая есть в вашем прайсе. Коммерческое предложение, особая цена или обещание сначала приходят вам, пока вы не решите иначе. Как защищены данные компании, мы объяснили в статье Безопасность ИИ-агента.

С какими программами он работает

Он работает в программах, которые у вас уже есть. Менять ради него программу для счетов или базу клиентов не нужно. Вот примеры того, что мы подключаем. Не нашли свою программу? Напишите нам её название, и мы проверим.

Почта и календарь

  • Gmail
  • Google Calendar
  • Outlook

Таблицы и файлы

  • Google Sheets
  • Google Drive
  • Excel и Word (Microsoft 365)

Клиенты и задачи

  • monday.com
  • Trello

Счета

  • Ваша программа для счетов

Сайт и магазин

  • WordPress
  • WooCommerce
  • Elementor
  • Shopify

Сообщения

  • WhatsApp
  • Telegram

Мы подключаем его к каждой программе официальным способом, то есть тем, который она сама даёт для связи с другими программами. Он получает в ней собственное имя пользователя и может делать только то, что нужно для работы. Не каждая программа позволяет любое действие, поэтому мы проверяем это в первом разговоре, до любых обязательств. Если официального способа у программы нет, иногда есть другой путь: например, файл, который она выгружает каждый день, или письмо, которое она отправляет сама. Если безопасного способа нет, мы вам так и скажем.

С чего начать: от первого разговора до работающего агента

Пять шагов, по одной задаче за раз.

  1. Первый разговор

    Здесь нужны вы

    Вместе проходим по работе, которая повторяется у вас каждую неделю, и выбираем одну задачу для начала. Не обязательно самую большую, а такую, где ошибка не попадает сразу к клиенту. В том же разговоре проверяем, что ваши программы это позволяют.

  2. Подключение

    Мы подключаем агента к вашим программам. В каждой у него собственное имя пользователя: видно, что сделал именно он, и его можно отключить, не трогая никого из сотрудников. Сам он работает с отдельного компьютера в облаке.

  3. Проверка на реальной работе

    Здесь нужны вы

    Он получает ваши настоящие заявки, заказы или документы за последние недели и готовит то, что подготовил бы. Ничего не отправляется. Вы сравниваете с тем, что сделали на самом деле, и пишете ему, что исправить.

  4. Начинает работать

    Здесь нужны вы

    Когда большая часть того, что он готовит, проходит у вас без правок, он начинает работать с новыми заявками, как мы договорились: что он делает сам, а что приходит вам на согласование.

  5. Сопровождение

    Мы регулярно проверяем, что он сделал и где застрял, чиним, когда что-то меняется в ваших программах, и добавляем следующую задачу, только когда предыдущая идёт гладко.

В первые недели всё по-прежнему проходит через вас, даже когда задача уже работает. Сколько занимает каждый шаг, написано в частых вопросах ниже. Что стоит подготовить заранее, мы написали в гиде Создание ИИ-агента для бизнеса.

Сотрудник в офисе, фрилансер или ИИ-агент

Три способа снять с себя офисную работу, которая повторяется каждый день:

Сотрудник в офисе

Ставка или часть ставки

Когда появляется новая задача
Объясняете один раз
Когда случается непредвиденное
Решает сам или спрашивает вас
Когда делается работа
В рабочие часы
Кто следит, чтобы всё работало
Вы
Перенос из программы в программу
Вручную
За что вы платите
Зарплата каждый месяц

Фрилансер, который связывает программы

Проект под каждую задачу

Когда появляется новая задача
Новый проект и новая смета
Когда случается непредвиденное
Связка стоит, пока её не починят
Когда делается работа
Круглосуточно, пока что-то не сломается
Кто следит, чтобы всё работало
Фрилансер, когда свободен
Перенос из программы в программу
Только то, что настроили заранее
За что вы платите
Оплата за каждый проект

ИИ-агент

Мы подключаем и сопровождаем

Когда появляется новая задача
Пишете ему сообщение
Когда случается непредвиденное
Сам находит недостающее или спрашивает вас
Когда делается работа
Круглосуточно, и ночью тоже
Кто следит, чтобы всё работало
Мы, это входит в сопровождение
Перенос из программы в программу
Делает он, в любой подключённой программе
За что вы платите
Разовое подключение и сумма в месяц

На практике такой агент может заменить фрилансера, который связывает программы, а иногда и часть ставки в офисе: ввод заявок, подготовку коммерческих предложений и напоминаний. Ночью он тоже только готовит: всё, что уходит клиенту, ждёт вашего согласия. Думали собрать автоматизацию сами? Мы сравнили оба пути в статье Собирать самим или взять ИИ-агента.

Когда это не подходит

Четыре ситуации, в которых лучше не начинать:

Повторяющейся работы мало

Если она отнимает у вас час-два в месяц, подключение себя не окупит.

К вашей программе нельзя подключиться

Программа, которая установлена только на компьютере в офисе, без официального способа подключения, не выгружает файл и не отправляет писем, не оставляет агенту способа в ней работать.

Трудно сказать, что такое хорошая работа

Если нельзя объяснить, каким у вас должно быть правильное коммерческое предложение, агента не проверить. Нового сотрудника тоже.

Вы ждёте, что он сам будет решать про деньги

Платежи, возвраты и переводы остаются за вами. Он готовит, а вы согласуете и платите.

Частые вопросы

Нужно ли менять программы, чтобы работать с агентом?

Нет. Он работает в базе клиентов, программе для счетов, магазине и почте, которые у вас уже есть. В первом разговоре мы проверяем, что каждая программа позволяет ему делать то, что нужно для работы.

У нас уже есть автоматизации. Что будет с ними?

То, что работает, продолжает работать, мы это не трогаем. Начинаем с работы, которую у вас пока делают руками. Если какая-то автоматизация часто застревает, её тоже можно передать агенту.

Что будет, если агент ошибётся?

Пока идёт проверка на вашей реальной работе, он только готовит, и вы видите всё до того, как что-то уйдёт. И потом всё, что идёт клиенту или стоит денег, сначала приходит вам. Когда находится ошибка, мы устраняем её причину, чтобы она не повторилась. И есть список всего, что он сделал, так что всегда видно, что произошло.

Где хранятся данные компании и кто их видит?

Ваши данные хранятся на отдельном компьютере в облаке, который работает только на вашу компанию, и не смешиваются с данными других компаний. Часть данных передаётся компании, которая предоставляет ИИ: без этого агент не может читать и писать. До подключения мы договариваемся с вами, что этой компании разрешено делать с данными. И вы можете отключить агента в любой момент.

Через сколько он начнёт работать?

Первая простая задача, в одной-двух знакомых программах, может заработать через три дня после подключения, причём всё, что он по ней готовит, по-прежнему приходит вам на согласование. Несколько задач вместе, включая проверку на вашей реальной работе, занимают от месяца до двух.

Сколько стоит автоматизация с ИИ-агентом?

Вы один раз платите за подключение, а потом ежемесячно за сопровождение. Кроме того, есть ежемесячная плата за сам ИИ, она указана в нашем предложении. Точную цену вы получите письменно до начала работы. Как сравнить её с сегодняшними рабочими часами, мы написали в статье Сколько стоит ИИ-агент для бизнеса.

Как дать ему новую задачу?

Пишете ему сообщение там, где вам удобно: WhatsApp, Telegram или почта. Разовую задачу он делает сразу, а то, что уходит клиенту, по-прежнему ждёт вашего согласия. Новая постоянная задача сначала проходит проверку на вашей реальной работе, как и первая.

Он может сделать для нас новую программу?

Да, если речь об инструменте для команды, а не о продукте для клиентов: калькулятор коммерческих предложений, доска задач, внутренняя форма или отчёт, который не умеет ни одна программа. Инструмент связан с вашим прайсом и базой клиентов, и агент обновляет его, когда что-то меняется.

Какую работу вы сняли бы с себя первой?

Напишите нам в WhatsApp, что отнимает у вас в офисе больше всего времени. Мы скажем, может ли агент это взять и что останется за вами. Без обязательств.

Написать в WhatsApp
Шахаф Платин

Кто подключает вашего агентаШахаф Платин создаёт и сопровождает AI-агентов для бизнеса в Platin Digital, у него 12 лет опыта в сайтах, маркетинге и digital. Platin Digital — OpenAI Select Partner.

Написать в WhatsApp