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Assistente pessoal

Assistente pessoal de IA para o seu negócio

Assistente pessoal de IA ligado à agenda e ao e-mail que você já usa, sem aplicativo para baixar. Marca reuniões e organiza e-mails. Só envia se você aprovar.

  • Trabalha na agenda e no e-mail que você já usa, sem aplicativo novo
  • Toda manhã, uma mensagem só: o que é urgente no e-mail e o que espera você hoje
  • Nenhum e-mail ou convite sai em seu nome sem aprovação, até você decidir outra coisa

Quem configura e acompanha o assistente é Shahaf Platin, da Platin Digital, que cria assistentes de IA para empresas depois de 12 anos trabalhando com sites e marketing.

  1. Seu pedido: Marque uma reunião com o cliente e me mande um lembrete antes.
  2. Horário livre encontrado
  3. Achei um horário que serve. Envio o convite a ele e lembro você antes?
Ilustração: é assim que funciona, do seu pedido à sua aprovação

Quarta-feira, 16h10

Um cliente escreve por e-mail: “Podemos nos reunir esta semana para ver os projetos?”

Só fica marcado na sexta, depois de cinco mensagens

  1. Você está entre duas reuniões, e o e-mail espera até as nove da noite
  2. À noite você abre a agenda e sugere quinta às dez
  3. O cliente só vê a sugestão no dia seguinte, ao meio-dia, com o horário já passado, e pede outra data
  4. Você sugere de novo, e ele confirma na sexta: a reunião fica para a semana que vem
  5. Você chega à reunião sem lembrar o que combinou com ele no último e-mail

O convite saiu às 16h14, e o cliente confirmou na mesma noite

  1. O assistente escreve para você: “Um cliente pediu uma reunião esta semana.” Você responde: “Marque com ele e me mande um lembrete antes”
  2. Ele acha um horário livre na sua agenda e manda para você o dia, a hora e o texto do convite
  3. Você aprova, e o convite vai para o cliente pelo seu e-mail
  4. Uma hora antes da reunião você recebe um lembrete, com o que combinou com ele no último e-mail

Tudo acontece na agenda e no e-mail que você já usa, e você escreve para o assistente pelo WhatsApp. Não há aplicativo para baixar.

Em resumo

O que é

Um assistente pessoal de IA é um programa que trabalha para você como uma secretária faria: você escreve para ele no WhatsApp, e ele trabalha na sua agenda e no seu e-mail.

Que trabalho ele assume

Marca reuniões, diz quais e-mails são urgentes, lembra você do orçamento que ficou sem resposta e manda toda manhã uma mensagem só com o que espera você no dia.

O que continua com você

Todo e-mail e todo convite em seu nome passam antes pela sua aprovação, até você decidir outra coisa. Com quem se reunir e o que responder, quem decide é você.

Como começar

Por uma tarefa que não envia nada a ninguém, como o resumo da manhã. Nós conectamos, você confere por uma semana, e então entra a próxima tarefa.

O que o assistente faz por você

Seis coisas que você pode pedir a ele. Cada pedido você escreve uma vez, como quem explica a um assistente novo no escritório.

Marcar reuniões

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Reunião com cliente só entre nove e quatro, e nunca na sexta. Na sexta estou na obra"

A partir daí, toda vez
  • Acha na agenda um horário livre que respeita o que você pediu
  • Manda para você o horário e o texto do convite
  • Envia o convite ao cliente depois da sua aprovação
  • Avisa você quando duas reuniões caem no mesmo horário

Organizar os e-mails

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Toda manhã, me diga quais e-mails são urgentes, quais podem esperar e quais são propaganda. E-mail de cliente ou da prefeitura é sempre urgente"

A partir daí, toda vez
  • Lê o que chegou desde ontem
  • Marca o que é urgente, conforme o que você disse que importa
  • Resume uma troca longa de e-mails em três linhas
  • Prepara uma sugestão de resposta para os e-mails que se repetem e espera a sua aprovação

Cobrar o que ficou sem resposta

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Mandei um orçamento e faz quatro dias que não respondem? Me lembre"

A partir daí, toda vez
  • Acompanha os e-mails que você enviou e ficaram sem resposta
  • Lembra você no quarto dia, com o e-mail que você enviou
  • Prepara um lembrete para o cliente, no seu jeito de escrever, que só sai depois da sua aprovação

Resumo da manhã

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Todo dia às 7h30, me mande o que eu tenho hoje e o que espera a minha resposta"

A partir daí, toda vez
  • Passa pela agenda do dia e pelos e-mails que chegaram à noite
  • Manda uma mensagem só: as reuniões de hoje e os e-mails que só você pode responder
  • Avisa se duas reuniões de amanhã caem no mesmo horário e sugere qual mudar

Preparar as reuniões

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Uma hora antes de cada reunião com cliente, me lembre o que combinamos da última vez"

A partir daí, toda vez
  • Acha os últimos e-mails trocados com o cliente
  • Manda em três linhas o que foi combinado e o que ficou em aberto
  • Diz qual foi o último arquivo que você mandou para ele, e quando

O que você prometeu

Você escreve no WhatsApp, uma vez

"Quando eu escrever ‘anota’, coloque na lista e me lembre no dia que eu marcar"

A partir daí, toda vez
  • Coloca o que você escreveu na sua lista de tarefas
  • Lembra você na manhã do dia marcado
  • Pergunta se já foi feito ou se é para adiar

É assim que começamos: pelas tarefas que chegam só a você, como o resumo da manhã, a preparação das reuniões e a lista do que você prometeu. Marcar reuniões e mandar lembretes a clientes entram quando você vê que o assistente entende o que importa no seu negócio.

Uma reunião, do pedido ao lembrete

O exemplo do começo da página, passo a passo. Imagine que você tem um pequeno escritório de arquitetura e um cliente pediu, por e-mail, uma reunião esta semana.

  1. O assistente escreve, e você responde

    Quarta-feira, 16h10. O e-mail do cliente chega quando você está entre duas reuniões. O assistente avisa pelo WhatsApp que um cliente pediu uma reunião, e você responde em uma linha. O e-mail e a agenda você nem abre.

  2. Ele consulta a agenda

    Ele passa pela sua semana seguindo o que você disse uma vez: reunião com cliente só entre nove e quatro, e nunca na sexta, quando você está na obra. Acha um horário livre amanhã, quinta-feira, às 11h.

  3. Ele pergunta a você

    Você recebe no WhatsApp: “Achei um horário que serve. Envio o convite a ele e lembro você antes?”, com o dia, a hora e o texto do convite. Você responde “Enviar” ou pede outro horário. Enquanto você não responde, o cliente não recebe nada.

  4. O convite sai

    Você respondeu “Enviar”, e às 16h14 o convite vai para o cliente pelo seu e-mail. A reunião entra na agenda. Se o cliente responder que não pode nesse horário, o assistente acha outro e pergunta a você de novo.

  5. Lembrete antes

    Na quinta, às 10h, você recebe no WhatsApp uma mensagem só: com quem é a reunião, o que combinou com ele no último e-mail e o que ainda está em aberto.

Depois de algumas semanas aprovando todos os convites sem corrigir nada, você pode decidir que os convites para clientes antigos saem sem perguntar. A decisão é sua e pode ser desfeita a qualquer momento.

O que acontece quando a semana não segue a agenda

Uma agenda e um e-mail comuns guardam o que você colocou neles e esperam você abrir. O assistente lê o que foi escrito, prepara o próximo passo e pergunta a você. Cinco situações da semana de um escritório pequeno:

O cliente responde ao convite: “Na quinta não posso, que tal outro dia à tarde?”

Agenda e e-mail comunsA resposta espera no e-mail até você ler, e a reunião continua na agenda em um horário que já não vale

Assistente pessoal de IALê a resposta, acha dois horários livres à tarde e pergunta a você qual sugerir

Um cliente cancela uma hora antes da reunião

Agenda e e-mail comunsA agenda se atualiza em silêncio, e você descobre quando já está a caminho

Assistente pessoal de IAAvisa você pelo WhatsApp que a reunião foi cancelada e sugere dois outros horários

Um cliente antigo escreve “falamos quando você puder” sobre um projeto grande, sem a palavra “urgente”

Agenda e e-mail comunsO e-mail fica entre outros trinta, e você chega a ele dois dias depois

Assistente pessoal de IASabe que é um cliente que você marcou como importante e põe o e-mail em primeiro lugar no resumo da manhã

Você mandou os projetos a um cliente há quatro dias, e ele não respondeu

Agenda e e-mail comunsO e-mail está em “Enviados”, e ninguém lembra você

Assistente pessoal de IALembra você no dia marcado e prepara um lembrete curto para o cliente, que espera a sua aprovação

Duas reuniões foram marcadas para o mesmo horário

Agenda e e-mail comunsA agenda mostra uma em cima da outra, e você só repara na manhã do dia

Assistente pessoal de IAAvisa você um dia antes e sugere qual delas mudar, e para que horário

O assistente lê e-mails, e às vezes vai entender um e-mail errado. Por isso tudo o que sai em seu nome passa antes por você, e existe uma lista de tudo o que ele fez. O que mais vale saber antes de ligar um assistente ao e-mail: o guia do assistente pessoal de IA.

Um assistente pessoal de IA serve para você?

Seis perguntas rápidas sobre os seus e-mails e as suas reuniões. O resultado aparece aqui na hora, e você não precisa deixar seus dados.

Em que você gostaria de ter ajuda? Pode marcar mais de uma
Quantos e-mails de trabalho você recebe por dia?
Além do e-mail e da agenda, onde você anota tarefas e clientes?
Quantas reuniões você marca por semana?
O que ele pode enviar aos clientes, depois da sua aprovação? Pode marcar mais de uma
O seu e-mail de trabalho é do Google ou da Microsoft?

Responda a todas as perguntas para ver o resultado.

O que o assistente faz sozinho e o que passa antes por você

Você decide o que ele faz sem perguntar. Até você decidir outra coisa, nada sai em seu nome sem aprovação.

Sozinho

  • Lê a agenda e os e-mails
  • Separa os e-mails: urgente, pode esperar, propaganda
  • Manda para você o resumo da manhã e os lembretes
  • Prepara sugestões de resposta e convites e manda para você
  • Coloca tarefas na sua lista
  • Anota tudo o que fez

Prepara e pergunta

  • Todo e-mail que sai em seu nome
  • Convite de reunião e mudança de uma reunião já marcada
  • Lembrete ao cliente sobre um orçamento ou um pagamento
  • Resposta ao cliente sobre preço ou contrato: só depois que você ler

Não tem acesso

  • A sua senha
  • A conta do banco e o cartão de crédito
  • Apagar e-mails
  • Mudar configurações da sua conta de e-mail
  • Tudo o que você não pediu para conectar, como o e-mail pessoal

O que espera aprovação chega onde for melhor para você: WhatsApp, Telegram ou e-mail. Uma mensagem só, com o texto completo e o nome de quem vai recebê-lo. Um e-mail delicado, como um pedido de desculpas a um cliente irritado, o assistente só prepara se você pedir, e quem envia é você. Para saber mais: como protegemos as informações.

Com quais programas ele trabalha

O assistente trabalha no e-mail, na agenda e nas listas que você já usa. Você não muda de e-mail nem instala outra agenda. Não achou aqui um programa seu? Mande o nome e nós verificamos.

E-mail e agenda

  • Gmail
  • Google Calendar
  • Outlook

Arquivos e planilhas

  • Google Drive
  • Google Sheets
  • Word e Excel (Microsoft 365)

Tarefas e clientes

  • monday.com
  • Trello

Como falar com ele

  • WhatsApp
  • Telegram
  • E-mail

A sua senha você não entrega a ele. Ele recebe um acesso próprio, só ao que o trabalho exige, e dá para desligá-lo a qualquer momento sem trocar a senha. O que exatamente ele vai ver no e-mail e na agenda, definimos juntos na conversa inicial.

Como começar: cinco etapas até o assistente trabalhar para você

Uma tarefa de cada vez. O que vai para os clientes entra por último.

  1. Conversa inicial

    Aqui precisamos de você

    Passamos juntos por uma semana normal sua: quantos e-mails chegam por dia, como as reuniões são marcadas e o que foi esquecido no último mês. Escolhemos a primeira tarefa, em geral o resumo da manhã, porque ele chega só a você.

  2. Conexão

    Aqui precisamos de você

    Conectamos o assistente ao seu e-mail e à sua agenda, e você autoriza a conexão na sua conta, sem entregar a senha. Aqui também decidimos juntos de que endereço vão sair os e-mails em seu nome. O assistente em si trabalha em um computador separado, na nuvem.

  3. Teste com os seus e-mails e a sua agenda

    Aqui precisamos de você

    Uma semana em que o assistente só lê e resume, e nada é enviado a ninguém. Toda manhã você lê o resumo e corrige por mensagem o que não está certo, por exemplo “e-mail da prefeitura é sempre urgente”. Ele guarda a correção para a próxima vez.

  4. Começa a trabalhar

    Aqui precisamos de você

    Quando os resumos estão certos, ele começa a preparar sugestões de resposta e convites de reunião. Cada um chega para você aprovar, e dá para ajustar o texto antes do envio.

  5. Acompanhamento

    Passamos com regularidade pelo que ele fez e pelo que você corrigiu, ajustamos quando algo muda na sua empresa e só incluímos uma tarefa nova quando a anterior funciona sem correções.

Uma primeira tarefa simples, como o resumo da manhã, pode começar a funcionar em três dias a partir da conexão, com tudo o que sai em seu nome ainda esperando a sua aprovação. Todas as tarefas juntas, incluindo marcar reuniões e mandar lembretes a clientes, levam de um a dois meses. Para ler: o que deixar pronto antes da conversa.

Secretária, aplicativo de chat ou assistente pessoal de IA

Três jeitos de tirar das suas costas os agendamentos e os e-mails:

Secretária ou assistente pessoal

Período integral ou meio período

Um cliente pede uma reunião
Marca ela mesma, por telefone ou e-mail
Às sete e meia da manhã
Ainda não chegou ao escritório
O que sabem sobre você
Conhece você e os clientes, até o que não está escrito
Quem conecta e configura
Você a ensina
O que você paga
Salário mensal

Aplicativo de chat, como o ChatGPT

Você abre e digita

Um cliente pede uma reunião
Redige uma resposta, quando você abre e pede
Às sete e meia da manhã
Não faz nada enquanto você não abre
O que sabem sobre você
Só o que você escreveu nele e o que você mesmo conectou
Quem conecta e configura
Você, por conta própria
O que você paga
Assinatura mensal do aplicativo

Assistente pessoal de IA

Nós conectamos e acompanhamos

Um cliente pede uma reunião
Acha um horário na agenda, prepara o convite e envia depois da sua aprovação
Às sete e meia da manhã
O resumo da manhã já espera você no WhatsApp
O que sabem sobre você
O que está no e-mail e na agenda, e o que você pediu a ele até hoje
Quem conecta e configura
Nós, junto com você
O que você paga
Conexão paga uma vez, acompanhamento mensal e uso da IA

As horas que uma secretária gasta com agendamentos, organização de e-mails e lembretes são o que um assistente de IA pode substituir. O cliente que precisa de atenção pessoal e a conversa difícil continuam com uma pessoa. Há empresas que combinam os dois: secretária para o contato com os clientes e assistente de IA para o que se repete todo dia.

Quando não é para você

Quatro situações em que vamos dizer para você não começar:

Poucos e-mails e quase nenhuma reunião para marcar

Com menos de vinte e-mails de trabalho por dia e quase nenhuma reunião para marcar, uma agenda organizada e duas regras no e-mail resolvem, por exemplo mandar propaganda para uma pasta separada. Um assistente sem o que fazer é só mais uma mensalidade.

Basta alguém que resuma e redija

O Gmail e o Outlook já têm um assistente embutido (Gemini, Copilot) que resume e-mails e redige respostas. Se é só isso que falta, experimente esse primeiro. Vale nos procurar quando você quer alguém que também marque reuniões e cobre o que ficou sem resposta.

Você não tem alguns minutos por dia para ler e aprovar

Nas primeiras semanas, todo e-mail e todo convite passam por você. Quem não os lê fica com um assistente que só resume.

O seu e-mail tem dados médicos ou jurídicos de outras pessoas

Uma clínica ou um escritório de advocacia não conecta o e-mail antes de verificar onde os dados ficam guardados e o que os clientes autorizaram. Até lá, não começamos.

Perguntas frequentes

É um aplicativo que preciso baixar?

Não. Não há nada para baixar nem conta nova para abrir. Conectamos o assistente ao e-mail e à agenda que você já usa, e você escreve para ele no WhatsApp, como escreveria para um assistente no escritório. Se for melhor para você, dá para falar com ele por WhatsApp, Telegram ou e-mail.

Ele vai enviar e-mails em meu nome sem eu aprovar?

Não, até você decidir outra coisa. No começo ele prepara, e você aprova cada e-mail e cada convite. Depois de algumas semanas, você pode decidir que coisas simples, como o convite de reunião para um cliente antigo, saem sem perguntar. A decisão é sua e pode ser desfeita com uma mensagem.

Os e-mails vão sair do meu endereço?

Isso decidimos com você na etapa de conexão. No começo, o e-mail sai da sua caixa, depois da sua aprovação, e o cliente vê um e-mail normal seu. Se você preferir que o assistente escreva de um endereço separado, com nome próprio, configuramos assim. E, se você quiser uma assistente em vez de um assistente, isso também é você quem decide.

E as mensagens que os clientes me mandam no WhatsApp?

Se os clientes escrevem para o seu WhatsApp Business, dá para conectá-lo também, e o assistente inclui no resumo as mensagens que chegam ali. O WhatsApp comum, verificamos juntos na conversa inicial.

Ele também pode fazer ligações em meu nome?

Pode, se você quiser. No começo, o assistente trabalha com mensagens e e-mails. Ligações são um adicional à parte, e só para ligações que você aprovou antes, como confirmar a presença em uma reunião. Sem a sua aprovação, ele não liga para ninguém.

Quem vê os meus e-mails?

O assistente trabalha em um computador separado, na nuvem, usado só pela sua empresa, então os seus e-mails não se misturam com os de nenhuma outra. Para ler um e-mail e preparar a resposta, ele o envia à empresa de IA que o faz funcionar, como OpenAI, Anthropic ou Google. Antes da conexão, combinamos com você o que essa empresa pode fazer com os e-mails. Escolhemos com você uma empresa e condições em que os seus e-mails não são usados para nada além do trabalho do assistente. A sua senha ele não recebe, e dá para desligá-lo a qualquer momento.

E se ele errar?

Na semana de teste ele só lê e resume, então um erro fica só entre você e ele. Depois, todo e-mail e todo convite chegam a você antes do envio, com o texto completo. Quando um erro se repete, corrigimos a causa. E existe uma lista de tudo o que ele fez, então sempre dá para ver o que aconteceu.

Quanto custa um assistente pessoal de IA?

Você paga uma vez pela conexão e, depois, um valor mensal pelo acompanhamento. Há também um pagamento mensal pelo uso da IA em si, que aparece na proposta que você recebe. O preço exato chega por escrito antes de começarmos. Para ler: do que o preço é feito.

O que você tiraria da sua manhã?

Conte para a gente no WhatsApp quantos e-mails chegam por dia e como as reuniões são marcadas na sua empresa. Dizemos o que um assistente pode assumir e o que continua com você. Sem compromisso.

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Shahaf Platin

Quem configura o seu assistenteShahaf Platin cria e acompanha agentes de IA para empresas na Platin Digital, com 12 anos de experiência em sites, marketing e digital. A Platin Digital é OpenAI Select Partner.

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